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5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Shopware Backend

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Mit optimierten Arbeitsabläufen im Backend deines Shops sparst du wertvolle Zeit und hältst deine Prozesse schlank und effizient. Wir zeigen dir in diesem Beitrag 5 Tipps inklusive Tutorials und Dokumentationen, die deine bisherige Nutzung von Shopware auch in Kombination mit Pickware erweitern und dir das Arbeiten im Backend erleichtern.

Tipp 1: Weniger Klicks durch Tastaturkürzel

Mithilfe von Tastaturkürzeln kannst du im Shopware Backend bestimmte Fenster öffnen und Aktionen veranlassen. Durch die Nutzung von Shortcuts sparst du Klicks und dadurch Zeit während du im Backend navigierst. Über die Tastenkombination CTRL + ALT + H öffnest du die Übersicht der Tastaturkürzel. Folgende Aktionen lassen sich durchführen:

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Tipp 2: Bestellungen nach individuellen Kriterien filtern

Wenn du über viele Bestellungen verfügst und dir die Standardfilter von Shopware nicht ausreichen, um deine Bestellungen zu filtern, kannst du mithilfe von Pickprofilen nach individuellen Kriterien filtern. Die Nutzung von individuellen Pickprofilen als Filter ist nur möglich, wenn du Pickware WMS nutzt. Die Pickprofile von Pickware WMS sind eigentlich dafür gedacht, dich im Kommissionierprozess zu unterstützen. Sie ermöglichen es dir, Bestellungen, die gepickt werden sollen, nach eigenen Bedingungen zu filtern und priorisieren und geben deinen Lagermitarbeitern einen besseren Überblick. Wie du individuelle Pickprofile anlegst, zeigen wir dir in diesem YouTube Tutorial.

In unserem Beispiel helfen sie dir aber auch, die vorhandenen Shopware Filter um zahlreiche individuelle Kriterien zu erweitern, da du mithilfe der Pickprofile auf alle Attribute der Bestellung, Artikel und Kunden zugreifen kannst. Auf diese Weise kannst du dir beispielsweise nur Bestellungen anzeigen lassen, in denen ein bestimmter Artikel enthalten ist oder die an einen ausgewählten Dropshipping Dienstleister gehen. Auch Bestellungen mit einem gewissen Gewicht oder aus einer bestimmten Region lassen sich mithilfe dieser Funktion filtern.

Um dies technisch im Backend umzusetzen, wählst du zunächst unter Kunden > Bestellungen > Pickprofil-Vorschau > Pickprofil dein individuelles Pickprofil aus. Damit dir die gefilterten Bestellungen angezeigt werden, musst du anschließend unter Kunden > Bestellungen > Filter Optionen die Option Sichtbar in Versand-App auf Ja setzen.

Tipp 3: Filteroption und Mehrfachänderung miteinander verbinden

Die Filteroption benutzt du im Backend typischerweise, um deine Artikel nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Über Artikel > Übersicht > Filter > Neuer Filter kannst du neue Filter anlegen. Verbindest du die Filteroption mit der Mehrfachänderung unter Artikel > Übersicht > Mehrfachänderung hast du die Möglichkeit, mehrere Artikel auf einmal zu verändern. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn du für mehrere Artikel auf einmal die E-Mail Adresse deines Dropshipping Dienstleisters hinterlegen willst, oder eine DATEV Kostenstelle für deinen Steuerberater setzen möchtest. Auch um festzulegen, dass bestimmte Artikel nicht relevant für die Versand App sind, oder um interne Pickanweisungen zu hinterlegen, eignet sich die Kombination von Filteroption und Mehrfachänderung.

Wie du die Filteroption mit der Mehrfachänderung verbindest und dir damit viele manuelle Handgriffe im Backend ersparst, erfährst du in der Shopware Dokumentation oder in unserem Shopware Tipps & Tricks Beitrag.

Tipp 4: Mehrere Bestellungen auf einmal bearbeiten mit Stapelverarbeitung

Mit der Shopware Stapelverarbeitung lassen sich mehrere Bestellungen auf einmal bearbeiten. Möchtest du beispielsweise den Status für mehrere Bestellungen ändern oder mehrere Dokumente erstellen und versenden, eignet sich die Stapelverarbeitung optimal dafür. Über Kunden > Bestellungen gelangst du zur Bestellübersicht. Wähle nun die Bestellungen, die du bearbeiten möchtest über die Checkbox auf der linken Seite aus. Klicke anschließend auf Stapelverarbeitung.

Die Stapelverarbeitung kannst du auch in Verbindung mit Pickware nutzen, um mehrere Picklisten auf einmal zu erstellen. In Verbindung mit unserem Adressetikett Plugin kannst du über die Stapelverarbeitung mit wenigen Klicks mehrere Adressetiketten auf einmal erstellen. Das gleiche Prinzip gilt für die Erstellung mehrerer Versandetiketten, wenn du die Stapelverarbeitung gemeinsam mit unseren Versandadaptern nutzt.

Tipp 5: Importieren & exportieren von CSV-Dateien

Eine der Funktionen, die dir hilft im Backend enorm viel Zeit zu sparen, ist das Arbeiten mit CSV-Dateien. Mithilfe von CSV-Dateien kannst du ohne viele Klicks größere Mengen an Daten ändern, anlegen oder exportieren. In Pickware ERP hast du damit beispielsweise die Möglichkeit deine Lagerbestände mit wenigen Handgriffen anzupassen, mehrere Lieferanten auf einmal anzulegen oder deinen Artikeln automatisch die passenden Lieferanten zuzuordnen. Damit bei dem Import, Export und Ändern der CSV-Dateien nichts schief läuft, gibt es einige Dinge zu beachten.

In unserem Shopware Tipps & Tricks Beitrag erklären wir dir ausführlich, was wichtig ist, wenn du deine Dateien in Excel oder LibreOffice Calc öffnest und veränderst und was du rund um das kostenlose Import/Export Tool von Shopware beachten solltest. Auch die Möglichkeit, Stücklisten-Artikel anzulegen und zu bearbeiten ist per CSV-Datei gegeben. Die vollständige Dokumentation dazu findest du in unserem Helpcenter.

Wir hoffen, dass du den ein oder anderen Tipp gefunden hast, um deine Arbeitsweisen im Shopware Backend zu erweitern oder optimieren. Um keine Beiträge zur Optimierung der Prozesse rund um deinen Shop zu verpassen, abonniere unseren Newsletter


Kundenstory des Monats: Romneys

Der Hundeshop für alles, was das Leben für Mensch und Hund noch angenehmer macht

Unsere Kundenstory des Monats Mai dreht sich um unseren Kunden Romneys. Im Onlineshop von Romneys finden Hundeliebhaber ein umfangreiches Sortiment, das das Hundeleben vom Welpenalter bis ins hohe Alter in jeder Lebenslage begleitet. Dabei wird neben dem Hund auch an den Menschen gedacht und von Outdoorbekleidung bis hin zu Heimtextilien und -dekoration eine große Bandbreite an Artikeln geboten.

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Der mit viel Liebe zum Detail geführte Onlineshop bietet ausführliche Informationen zu allen Produkten sowie wichtigen Themen und Fachwissen für Hundebesitzer. Dass Romneys nicht nur eine Anlaufstelle für hochwertige Produkte, sondern auch für professionelles Hintergrundwissen ist, liegt vor allem an dem passionierten Team, das hinter dem Unternehmen steht. Das Team um Gründerin Beate Ting, die selbst seit geraumer Zeit im professionellen Hundesport und Ausstellungswesen aktiv ist, legt den Fokus dabei auf Qualität, Professionalität und Transparenz.

Umstellung auf Shopware 5 mithilfe unserer Pickware Partneragentur Die Strategen

Damit auch das Versandwesen auf höchstem Niveau abgewickelt werden kann, erfolgte im September 2018 der Umstieg auf Shopware 5 mit integriertem Shopware ERP powered by Pickware. Die Basisumstellung führte Romneys selbst durch und zog für die detaillierten Anpassungen die zertifizierte E-Commerce Agentur Die Strategen hinzu. Für den Relaunch erstellten Die Strategen ein umfassendes Konzept und ein ansprechendes Design auf Grundlage der neuesten E-Commerce-Standards.

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“Die strategische Konzeption von Shopware als wachstumsorientiertes, skalierbares System sowie die Umsetzung von hochkomplexen Anforderungen waren das Ziel des Shopware Relaunchs von Romneys. Um diesen Schwerpunkten gerecht zu werden, wurde das stabile Grundgerüst des neuen Shops mit Shopware und der Warenwirtschaft Pickware aufgebaut.”
David Strauch, Inhaber von Die Strategen

Ein ausschlaggebender Grund für die Zusammensetzung dieses Grundgerüsts war, dass keine weiteren Schnittstellen z.B. an eine externe Warenwirtschaft benötigt wurden, die Stärken der beiden Lösungen kombiniert werden konnten und die tägliche Arbeit nun in einem zentralen System durchgeführt werden kann. Auf das Grundgerüst der nahtlos integrierten Lösungen, konnte die Entwicklung des individuellen Shopware Templates, die Erweiterung der Shopware Funktionalitäten sowie Programmierung von gewünschten Features, aufgebaut werden. Als spezielles Feature integrierten Die Strategen die Möglichkeit, dass Kunden Fotos von ihrem Hund mit einem von ihnen erworbenen Produkt hochladen können und dadurch einen 10% Gutschein erhalten.

Übersichtliche Lagerführung in Hauptshop und Subshop dank individuellen Pickprofilen

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Für den Einsatz im Lager wurden individuelle Pickprofile implementiert, denn der Onlineshop ist nicht die einzige E-Commerce-Plattform, die Familie Ting betreibt. Neben Romneys gibt es noch den Subshop Acme Pfeifen, Europas größter Shop für Signalpfeifen. Der Vertrieb aller Produkte läuft nicht nur über die eigenen Onlineshops, sondern auch über Marktplätze wie eBay und Amazon.

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“Für uns bestand die Herausforderung darin, unsere Aufträge aus unserem Hauptshop Romneys genauso wie aus unserem Subshop Acme Pfeifen und über Marktplätze wie Amazon und eBay einheitlich, aber priorisiert zu bearbeiten. Pickware führt hier mittels Pickprofilen strukturiert und schnell durch die Aufträge. Durch den Einsatz von Pickware läuft der Versand nun nicht nur deutlich fehlerfreier ab, es kommt auch seltener zu Bestandsfehlern.”
Gereon Ting, Mitgründer von Romneys

Zahlen und Fakten:

Weitere Best Practice Beispiele gibt es in unseren bisherigen Pickware Kundenstorys.

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Kundenstory des Monats: Coffee Circle

Guter Kaffee mit sozialem Engagement

Der Name unseres Kunden Coffee Circle steht nicht etwa für das Kaffeekränzchen, sondern beschreibt das soziale Handelsmodell des Berliner Unternehmens, das wir dir in unserer Kundenstory des Monats vorstellen. Hinter Coffee Circle verbirgt sich ein Team aus rund 50 Experten für guten Kaffee, die sich jeden Tag für besten Kaffeegeschmack und einen durch und durch fairen Kaffeehandel einsetzen.

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Jahr für Jahr reist dafür ein Teil des internationalen Teams in die Ursprungsländer des Kaffees, um vor Ort die besten Sorten der aktuellen Ernte einzukaufen. Dabei zählen für Coffee Circle die persönliche Verbindung zu den Kaffeebauern und eine faire Bezahlung, die weit über dem Weltmarkt liegt. Zurück in Deutschland wird der Kaffee in der hauseigenen Rösterei in Berlin Wedding geröstet und für den Weiterverkauf vorbereitet. Von dort aus versorgt Coffee Circle Privatpersonen, Firmen und Cafés mit frischem Kaffee in höchster Qualität. Das Besondere an dem fairen Handelsmodell:

Pro verkauftem Kilogramm fließt 1 € zurück in die Herkunftsländer des Kaffees, um dort Entwicklungsprojekte zu unterstützen.

Mit dem aktuellen Projekt finanziert Coffee Circle den Zugang zu sauberem Trinkwasser für 18.900 Menschen in der Limu-Region in Äthiopien. Vergangene Projekte können auch auf der Seite der Kaffeeliebhaber nachgelesen werden. Mit dem sozialen Engagement schließt Coffee Circle den Kreis und bringt die Unterstützung genau dorthin, wo der Kaffee herkommt.

Durch diesen nachhaltigen Ansatz und die qualitativ hochwertigen Produkte ist das konstante Wachstum der letzten Jahre nicht verwunderlich. Mittlerweile beliefert Coffee Circle monatlich rund 400 Büros, 80 Cafés und über 11.000 Privatkunden. Dabei steht neben einer Einzellieferung auch ein praktisches Kaffee-Abo zur Auswahl. Darüber hinaus bietet die Produktpalette von Coffee Circle auch Kaffeezubehör sowie Kaffeemaschinen zum Kaufen oder Leasen.

Auf der Suche nach einem zukunftsorientierten ERP

Pro Tag verarbeitet Coffee Circle durch das vielfältige Angebot über 800 Bestellungen – ein Arbeitsaufwand, der schon lange nicht mehr manuell bewältigt werden kann. Beim Testen verschiedener Warenwirtschaftssysteme konnte Pickware ERP das Berliner Unternehmen unter anderem mit Funktionalität, intuitiver Bedienung und der direkten Integration in Shopware klar von sich überzeugen.

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"Die Entscheidung für Pickware fiel in einer Zeit, in der wir mit der Einführung einer anderen ERP Software Probleme hatten. Pickware hat immer delivered, das Team war schnell, transparent und lösungsorientiert. Zudem konnten wir eine klare Produkt-Roadmap erkennen. Bis heute die absolut richtige Entscheidung."
Martin Elwert, Gründer und Geschäftsführer von Coffee Circle

Bei der Suche nach einem neuen Warenwirtschaftssystem war es Coffee Circle vor allem wichtig, ein stabiles System zu finden, dessen Entwickler zukunftsorientiert agieren und so stetig das eigene Wachstum begleiten können. Ausschlaggebend für die Wahl waren auch der hervorragende Support und die regelmäßigen Updates, die ebenfalls dabei helfen Coffee Circle zukunftsweisend zu begleiten. Besonders mit dem Release von individuellen Pickprofilen konnte Pickware WMS optimal auf die Anforderungen der wachsenden Versandprozesse reagieren. Die Einrichtung verschiedener Pickprofile vereinfacht das Picken und Packen im Lager enorm.

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Beispielsweise ist eines ihrer Pickprofile speziell für die Versandart "Imagine Cargo" optimiert. Dieses Pickprofil verwendet Coffee Circle für die nachhaltige Auslieferung durch Fahrradkuriere im Raum Berlin. Die Pakete, die mit Imagine Cargo ausgeliefert werden, müssen auf eine besondere Weise verpackt werden und zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Abholung für die Fahrradkuriere bereitstehen. Das individuelle Pickprofil erlaubt Coffee Circle, diese Bestellungen zu identifizieren und den Anforderungen entsprechend durch einen auf diesen Prozess geschulten Mitarbeiter zu kommissionieren. Für die Zukunft ist der Einsatz weiterer Pickprofile geplant, um den Lagerprozess beispielsweise für Bestellungen mit nur einem Artikel oder für Selbstabholer zu optimieren.

Lageroptimierung mithilfe von Pickware WMS

Auch andere Lagerprozesse wurden durch die Einführung von Pickware WMS optimiert. Manuelles Drucken und die Zuordnung von Rechnungen und Versandetiketten sowie manuelle Bestandsbuchungen und die Versandkontrolle nach dem 4-Augen-Prinzip gehören seit dem Wechsel der Vergangenheit an. Coffee Circle arbeitet im Lager mit 13 Pickware Scannern. Dabei ermöglicht die intuitive Bedienung das schnellere Einarbeiten von neuen Mitarbeitern und vereinfacht auch die Inventur durch barcodegeführte Prozesse.

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"Ich bin sehr froh darüber, mit Pickware unsere Warenwirtschaft direkt in Shopware integriert zu haben. Die Einführung von Pickware hat intern viele Prozesse vereinfacht und transparenter für alle Beteiligten gemacht. Wir nutzen auch andere Plugins von Pickware und sind insgesamt sehr zufrieden. Bei Fragen oder Problemen ist das Team stets erreichbar und hilft schnell weiter.“
Katrin Simonis, Produktmanagerin bei Coffee Circle

Der Wechsel vom zuvor genutzten Shopsystem Magento auf Shopware in Kombination mit Pickware lief insbesondere durch den persönlichen Kontakt und die Unterstützung des Pickware Supports unkompliziert ab. Dank der nahtlosen Integration von Pickware ERP in Shopware kann sich Coffee Circle nun auf das Wesentliche konzentrieren: Guten Kaffee verkaufen und dabei Gutes tun!

Coffee Circle im Überblick

Weitere Best Practice Beispiele gibt es in unseren bisherigen Pickware Kundenstorys.



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