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Tipps für die Auswahl eines Kassensystems

pickware-kassensystem-anforderungen-iconDu steckst mitten in der Planung deines Ladengeschäfts oder überlegst, dein Kassensystem aufgrund der anstehenden Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) auszutauschen? Ein Kassensystem besteht grundsätzlich aus Software und Hardware. Das bedeutet, neben den funktionalen Anforderungen an die Kassensoftware spielt auch die passende Hardware eine Rolle, um das optimale Funktionieren des Herzstücks deines Ladengeschäfts zu gewährleisten.

Die Anforderungen an Kassensysteme unterliegen zusätzlich starken branchenspezifischen Unterschieden. So unterscheiden sich beispielsweise Kassensysteme für die Gastronomie oder Friseurbetriebe in ihren Funktionsanforderungen von denen für den Einzelhandel. Wir widmen uns speziell dem Einzelhandel und geben dir einen grundlegenden Überblick über verschiedene Kassenarten, die benötigte Hardware sowie die Anforderungen und Funktionen, die du für einen reibungslosen Ablauf in deinem Ladengeschäft benötigst.

Welche Kassenarten gibt es?

Zu Beginn ergibt es Sinn, sich kurz mit den verschieden Kassenarten und ihren Besonderheiten auseinanderzusetzen. Zunächst gibt es die elektronische Registrierkasse. Diese verfügt in der Regel, neben der lokalen Aufzeichnung von Zahlungsvorgängen und Kassenbewegungen, über keine weiteren Funktionen und dient hauptsächlich der Datenerfassung. Hardware und Software sind untrennbar in einer Kasse verbaut.

Moderne Kassensysteme hingegen verfügen über einen weitaus größeren Funktionsumfang. Zudem bestehen sie aus einer Software und unterschiedlichen zusätzlichen Hardware Modulen. Hier gibt es verschiedene Varianten vom Touchscreen Kassensystem über das PC Kassensystem bis hin zum flexiblen Tablet Kassensystem. Aufgrund seiner intuitiven Benutzeroberfläche und hohen Funktionalität kommt das iPad Kassensystem häufig im Einzelhandel zum Einsatz und zählt zu den beliebtesten Optionen unter den Tablet Kassensystemen. Wir fokussieren uns daher im Folgenden auf die Bestandteile und Funktionen von iPad Kassensystemen.

Das iPad Kassensystem:
Der Einsatz eines iPad Kassensystems hat zahlreiche Vorteile. Mit der Installation einer App lässt sich das iPad einfach in ein Kassensystem verwandeln und überzeugt nicht nur durch ein äußerst verlässliches Betriebssystem, sondern auch durch wichtige Sicherheitsaspekte und die Kompatibilität von Hard- und Software. Durch die überschaubare Produktpalette von Apple Geräten im Vergleich zu den zahlreichen Tablet Varianten anderer Hersteller, sind iPad Systeme besonders updatesicher und funktionieren äußerst verlässlich. Neben der guten technischen Basis und dem modernen Design überzeugen iPad Kassensysteme auch durch die einfache Installation und die schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Auch bei den Kunden kommen die iPad Kassensysteme gut an, denn sie verleihen deinem Point of Sale automatisch einen modernen und zukunftsorientierten Flair.

Welche Hardware benötige ich für mein iPad Kassensystem?

Um das perfekte Ineinandergreifen der einzelnen Hardware Module deines Kassensystems zu gewährleisten, bieten viele Anbieter aufeinander abgestimmte Sets an. Auch in unserem Pickware Hardware Shop findest du bereits zusammengestellte Sets, die den reibungslosen Kassenbetrieb mit Pickware POS ermöglichen.

iPad: Das iPad dient als Display, Eingabefeld und technische Basis für deine gewählte Kassen App. Auch iPhones oder iPods können genutzt werden, wobei die geringere Displayfläche oft Nachteile mit sich bringt.

Bondrucker: Da viele Kunden weiterhin auf ausgedruckte Bons bestehen, ist ein zuverlässiger Bondrucker, den du entweder über Kabel, WLAN oder Bluetooth mit deiner Kassen App verbinden kannst, unerlässlich.

Scanner: Kabellose Handscanner oder Standscanner ermöglichen es dir, schnell und unkompliziert Artikeldaten zu scannen anstatt sie manuell einzutippen. Die Daten werden dabei zuverlässig per Bluetooth oder USB auf deine Kassen App und deinen Bondrucker übertragen.

Kassenschublade: Die Kassenschublade sollte robust sein, da sie mitunter am stärksten beansprucht wird. Beachte, dass die Größe der Münz- und Scheinfächer deiner Kassenschublade zu dem täglichen Aufkommen deines Ladengeschäfts passen muss und die Kassenschublade mit deiner sonstigen Kassenhardware kompatibel ist.

Kundendisplay: Das Kundendisplay gibt deinen Kunden einen Überblick über ihren Einkauf und sorgt für mehr Transparenz.

Kartenlesegerät: Insbesondere seit Corona ist die Nachfrage nach Kartenzahlung enorm gestiegen. Mit einem Kartenlesegerät von Anbietern wie Zettle by Paypal bietest du deinen Kunden die Möglichkeit, kontaktlos und sicher per EC-Karte, Kreditkarte oder Apps wie Google Pay und Apple Pay zu bezahlen.

(Cloud)-TSE: Im Rahmen der KassenSichV gilt ab dem 31.03.2021 die Pflicht, alle Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Die Signaturen aller Transaktionen werden dabei entweder auf einem lokalen Speicher oder wie bei iPad Kassensystemen auf praktischem Wege über eine cloudbasierte Lösung gespeichert.

Welche Anforderungen und Funktionen sollte ein Kassensystem abdecken?

Die Software – in diesem Fall die Kassen App – ist das Kernstück des Kassensystems. Über die App kommuniziert die gesamte Hardware miteinander. Zeitgleich verknüpft sie das Ladengeschäft mit dem Backoffice. Eine Kassen App sollte nicht nur durch diverse verkaufsunterstützende Features und Vernetzungsmöglichkeiten bestechen, sondern auch eine Reihe an gesetzlichen Vorschriften erfüllen.

Die passende Kassen App ist außerdem ein kritischer Erfolgsfaktor für ein erfolgreiches Omnichannel-Konzept. Denn nur mit einem Kassensystem, das sich optimal in deinen Onlineshop und deine Warenwirtschaft integriert, verfügst du über die Basis, um von Services wie Click & Collect, kanalübergreifender Kundenkommunikation oder der Zusammenlegung verschiedener Warenlager zu profitieren. Verschaffe dir in unserem Blogbeitrag einen Überblick über das Thema Omnichannel.

Auf diese Anforderungen solltest du dein neues Kassensystem prüfen:

  • Anbindung an Warenwirtschaft
  • E-Commerce Integration
  • Kurze Einrichtungszeit & hohe Usability
  • Kompatibilität von Software & Hardware
  • Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Qualität & Verfügbarkeit Support
  • Skalierbarkeit
  • DATEV Schnittstelle / Integration der Buchhaltung
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen (GoBD, KassenSichV)

Diese Funktionen vereinfachen zudem deine Prozesse:

  • Kartenzahlung & kontaktlose Zahlung
  • Frei festlegbare Mehrwertsteuersätze
  • Rabatt- & Stornofunktion
  • Freie Eingabe von Preisen
  • Artikelsuche
  • Rechnungskopien, Kassen- und Zwischensumme
  • Gutscheine & Gutschriftenverwaltung
  • Bestandsverfolgung & Einkaufsmanagement
  • Vertriebsberichte & -analysen

Natürlich ist das nur eine erste Anregung dafür, an welchen Anforderungen und Funktionen du dich bei der Wahl des Kassensystems orientieren kannst. Diese können je nach individuellen Bedürfnissen abgeändert und erweitert werden oder aber auch knapper ausfallen. Wir hoffen, wir konnten dir erste Anhaltspunkte für die Wahl deines neuen Kassensystems bieten.

Webinar zur KassenSichV und der neuen Pickware POS App

In unserem Shopware Webinar haben wir alles Wichtige rund um die KassenSichV, (Cloud-)TSE und Fiskalisierung zusammengefasst. Zudem erhältst du einen Einblick in unsere neue POS App, die noch diesen November released wird.



Neu: In der POS App direkt Kartenterminals anbinden

Optimierter Kassiervorgang durch neue POS App

Wir haben für Sie unser Shopware POS Kassensystem aufgerüstet: Ab sofort können Sie klassische Kartenlesegeräte (wie beispielsweise die Geräte von Ingenico und CCV) zur Zahlung mit EC- oder Kreditkarten ganz einfach an Ihre iPad-Kasse anbinden. Der große Vorteil unseres Updates ist, dass der zu zahlende Betrag automatisch an das Gerät übermittelt wird und nicht länger händisch übertragen werden muss. Durch diese Neuerung sparen Sie nicht nur Zeit beim Kassiervorgang, sondern schließen gleichzeitig die Möglichkeit von manuell eingegebenen Fehlbeträgen aus.

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Neue Konfigurationsmöglichkeiten:

Um Ihr ZVT-fähiges Kartenterminal anzubinden, muss es sich im selben lokalen Netzwerk (WLAN, LAN) wie Ihr iPad befinden. In den Profileinstellungen in der POS App finden Sie in dem Abschnitt zur Kartenzahlung die neue Option Kartenterminal über ZVT. Der Standardport 5577 für Ingenico-Kartenterminals ist bereits voreingetragen. Sollten Sie ein anderes Kartenterminal nutzen, geben Sie hier die Konfigurationsdaten Ihres Kartenterminals ein.

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Möchten Sie statt eines externen Bondruckers lieber die Druckfunktionalität Ihres Kartenterminals nutzen, ändern Sie hierzu einfach die entsprechende Voreinstellung Belege auf Bondrucker. Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in unserer Plugin Dokumentation.

Klassisches Kartenterminal vs. Zettle by Paypal

Bei der Auswahl eines geeigneten Bezahldienstes für Ihr Geschäft gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Wir empfehlen generell den Mobile-Payment-Anbieter Zettle by Paypal, da er eine einfache Benutzeroberfläche bietet und sich technisch optimal an unsere POS App anpasst. Pro Zahlungsvorgang erhebt Zettle einen Transaktionsbeitrag, dafür entfällt eine monatliche Grundgebühr.
Für unsere Kunden, die auch in Zukunft weiter mit klassischen Kartenterminals arbeiten, haben wir mit dem Update unserer POS App eine wichtige Angleichung an die aktuelle Kompatibilität von Zettle vorgenommen:

Ebenso wie bei Zahlvorgängen mit Zettle, wird der Zahlungsbetrag von Pickware POS nun auch an klassische Kartenterminals automatisch übermittelt und damit eine regelmäßige Fehlerquelle im Kassiervorgang ausgeschlossen.

Weitere Neuigkeiten:

Eine zusätzliche Änderung innerhalb der neuen Version beinhaltet, neben kleinen Verbesserungen, einen optimierten Ziffernblock für alle Eingabefelder von numerischen Werten.

Sollten Sie Fragen zum neuen Feature oder neue Wünsche und Anregungen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir freuen uns über jedes Feedback, um unsere Produkte mit Ihrer Hilfe fortlaufend weiterzuentwickeln.

Hinweis: Diese Version der App erfordert mindestens Version 5.5.0 des Plugins Shopware POS powered by Pickware und ist nicht mehr mit dem Plugin Pickware Backend und Shopware Versionen vor 5.2 kompatibel.


Integrierte Kartenzahlung in Pickware POS!

izettle-foto Mit dem heute erschienenen Update der Pickware POS App unterstützen wir nun auch die voll integrierte Zahlung per EC- und Kreditkarte. Mit den modernen Bluetooth Kartenlesegeräten von Zettle by Paypal können in Pickware POS ab sofort Kartenzahlung entgegen genommen werden ohne den Betrag hierfür händisch eingeben zu müssen.

Wie immer ist auch dieses Update kostenlos.

Die nötige Hardware hierfür sowie für alle anderen Funktionen rund um Pickware WMS und Pickware POS ist demnächst in unserem Pickware Shop erhältlich! Weitere Informationen in Kürze.

Aktualisierung 02/2021: iZettle heißt jetzt Zettle by Paypal, daher haben wir den Namen rückwirkend angepasst.


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