Bereits am 01.01.2017 traten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft. Doch was versteht man unter GoBD-konform und für wen gelten die GoBD?
Der Wandel von analog zu digital hat auch die Finanzverwaltung längst erreicht. Auf dem Weg zum papierlosen Geschäftsalltag sind viele Kostenmanagementsysteme entstanden, mit deren Hilfe sich die Buchhaltung und Rechnungsstellung vereinfachen lässt. Daraus resultieren besondere Anforderungen an die Erfassung, Bearbeitung und Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten, um eine reibungslose Betriebsprüfung durch die Steuerprüfer und das Finanzamt zu gewährleisten. Die GoBD führen die bestehenden Regelungen aus den GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zusammen und aktualisieren sie unter Berücksichtigung moderner Systeme und ihrer Funktionsweise.
Als Unternehmer handelst du GoBD-konform, wenn du über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD vorgeschriebenen Richtlinien sicherstellen kannst. Du findest die angesprochenen Richtlinien im Folgenden und sie gelten entsprechend für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch. Demnach muss deine Buchführung sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden, um einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt Stand halten zu können. Bestenfalls sicherst du dir hierfür die geeignete Technologie/Software.
Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der steuerrelevanten Geschäftsunterlagen gilt nicht nur für Bilanzierungspflichtige. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, müssen die Richtlinien der GoBD einhalten. Sie gilt daher für jeden Unternehmer! Egal ob Groß- oder Kleinunternehmer, ein Unternehmer kann sich seiner GoBD-Verantwortung nicht entziehen. Selbst wenn ein Steuerberater mit der Steuererklärung des Unternehmens betraut ist, ist es Sache des Inhabers, sicherzustellen, dass die Buchführung und Aufbewahrung stets GoBD-konform abläuft. Nachfolgend findest du eine Liste der geltenden Grundsätze, mit der du überprüfen kannst, ob du GoBD-konform handelst.
Als oberstes Gebot gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss übersichtlich und lückenlos in der Software an der Rechnung oder dem Beleg protokolliert werden, erst wenn dies gegeben ist, sollte die Buchung erfolgen. Dieser Vorgang ist vor allem bei einer Betriebsprüfung maßgeblich.
Deine Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert sein und damit die tatsächlichen Verhältnisse abbilden. Dazu gehört auch die richtige Kontierung unter Einhaltung der rechtlichen Vorschriften.
Um das Verständnis von steuerrelevanten Vorgängen zu gewährleisten, muss die Dokumentation lückenlos und eindeutig sein (kein Beleg darf doppelt vorkommen). Per Beleg solltest du folgende Informationen erfassen:
Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen außerdem nicht vor Ablauf der entsprechenden Frist von 6 Jahren (Handels- und Geschäftsbriefe wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Versicherungspolicen, Verträge etc.) oder 10 Jahren (Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresbilanz, GuV, Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankunterlagen, Fahrtenbücher, Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen etc.) entsorgt werden.
Jede Buchung muss unmittelbar nach Auftreten erfasst werden. Für bargeldlose Transaktionen sehen die GoBD eine Zeitspanne von 10 Tagen zwischen Zustandekommen des Geschäftsvorfalls und dessen Buchung vor. Bare Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen.
Ein Beleg muss mit vollständiger Änderungshistorie gespeichert werden. Das Original muss stets dokumentiert und alle Änderungen oder die Löschung müssen protokolliert werden. Diese Angaben dürfen nachträglich nicht veränderbar sein.
Alle Angaben müssen systematisch erfasst werden, also einem gewissen Schema folgen. Empfehlenswert ist beispielsweise die Sortierung nach Datum oder Nachname. Außerdem ist eine Trennung barer und bargeldloser Vorgänge sowie die Aufteilung zwischen nicht steuerbarer, steuerfreier und steuerpflichtiger Umsätze notwendig.
Ein internes Kontrollsystem stellt durch Berechtigungseinstellungen eine Funktionstrennung sicher. Mithilfe dieser Zugriffsrechte werden die Aufzeichnungen vor Unbefugten geschützt. Die Daten sind darüber hinaus gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern. Hierzu zählt auch das versehentliche Löschen von Daten. Dies kann durch tägliche Backups und Archivierungsdienste erfolgen.
Wenn eine Steuerprüfung vor der Tür steht, bekommt die Finanzverwaltung Datenzugriff. DATEV- oder ELSTER-Schnittstellen ermöglichen den schnellen Datenaustausch, sodass die Daten per Mausklick zur Betriebsprüfung übermittelt werden können. Die Berichte müssen hierbei ein Format haben, welches die Finanzbehörde maschinell auswerten kann.
Stoßen die Prüfer im Rechnungswesen auf Mängel und finden Indizien für fehlerhafte Aufzeichnungen, muss je nach Ausmaß mit steuerlichen Konsequenzen gerechnet werden. Hierzu zählen Steuernachzahlungen, die Festsetzung von Nachzahlungszinsen oder die Meldung des Unternehmens an die Strafsachen- und Bußgeldstelle im Finanzamt. Es ist daher empfehlenswert, eine Software zu Hilfe zu nehmen, die den GoBD-Richtlinien entspricht.
Unsere Produkte sind gute Beispiele dafür, wie du dir rechtskonforme Unterstützung in Form von Software einholen kannst. Pickware POS erfüllt alle Anforderungen der GoBD und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
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