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So gelingen Bestandsplanung und Lieferantenbestellungen mit Pickware ERP

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Die optimale Bestandsplanung ist einer der Grundpfeiler für eine erfolgreiche Lagerlogistik im Onlinehandel. Mit der passenden Bestandsplanung sorgst du für die richtige Balance zwischen deiner Warenverfügbarkeit und den anfallenden Lagerhaltungskosten.

Bei konstant zu hohen Beständen verzeichnest du neben überschüssigen Beständen auch Margenverluste und hohe Lagerhaltungskosten. Wählst du deine Bestände hingegen zu gering, riskierst du, dass Artikel insbesondere zu starken Verkaufszeiten nicht verfügbar sind und deine Kunden zur Konkurrenz abspringen. Verfügst du über die optimale Menge an Waren in deinem Lager, nutzt du sowohl deine Lagerfläche als auch dein Kapital bestmöglich und lagerst deine Waren weder zu lange noch läufst du Gefahr, dass sie für deine Kunden nicht verfügbar sind.

Mit Pickware ERP überblickst und steuerst du nicht nur deine vorrätigen Bestände, sondern veranlasst auch mit wenigen Klicks Nachbestellungen bei deinen Lieferanten. Hierfür erklären wir dir, was es rund um Mindest-, Soll- und Ist-Bestand zu beachten gilt und was du rund um die Funktionalität von Bestandsplanung und Lieferantenbestellungen in Pickware ERP für Shopware 5 und Pickware ERP Starter für Shopware 6 für Shopware 6 wissen solltest.

Mindestbestand und automatische Bestellvorschläge in Shopware 5

Der Mindestbestand stellt eine der wichtigsten Lagerkennziffern dar. Er gibt prinzipiell vor, welche Menge an Bestand nicht unterschritten werden darf und gewährleistet damit, dass du stets genügend Ware vorrätig hast, auch wenn es mal zu unvorhergesehenen Lieferproblemen kommt. In Pickware ERP hingegen gibt der Mindestbestand die Grenze vor, ab der eine Nachbestellung ausgelöst werden sollte. Der Mindestbestand in Pickware ERP ist somit das Äquivalent zum herkömmlichen Meldebestand und unterstützt dich dabei, Nachbestellungen rechtzeitig zu veranlassen. Den Mindestbestand solltest du so festlegen, dass du immer noch genügend Ware auf Lager hast, um die Lieferzeit zu überbrücken. In Pickware ERP kann dich die Bestandsübersicht mit den Verkaufszahlen aus vergangenen Perioden dabei unterstützen, einen sinnvollen Mindestbestand festzulegen. Du findest sie im Backend unter Lager > Bestandsübersicht.

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Die Bestandsübersicht hilft dir auch dabei, die optimale Bestellmenge für eine Periode festzulegen. Anhand der Verkäufe aus einem Planungsintervall kannst du den erwarteten Bedarf ermitteln und in Form des Sollbestands hinterlegen. Die Bestandsübersicht gibt dir außerdem Hinweise, ob der für einen Artikel definierte Sollbestand gut gewählt ist, oder ob er möglicherweise zu hoch oder zu niedrig angesetzt ist.
Um deine Bestände nicht konstant von Hand kontrollieren zu müssen, bietet dir Pickware ERP automatische Bestellvorschläge. Der Vorschlag ermittelt sich aus der Differenz von Sollbestand minus Ist-Bestand, sodass mit dem Vorschlag immer so viel bestellt wird, dass du deinen Sollbestand erreichst. Im Bestellwesen kannst du außerdem bequem mit einem Klick Lieferantenbestellungen für Artikel erzeugen, die ihren Mindestbestand unterschritten haben. Damit dir bei Unterschreitung des Mindestbestands automatisch die benötigte Artikelanzahl für eine Nachbestellung vorgeschlagen wird, erklären wir dir in unserem Tutorial zu Bestandsgrenzen ausführlich, wie du in Pickware ERP Bestandsuntergrenzen setzt.

Sollbestand und physischer Bestand

Der Sollbestand in Pickware ERP gibt an, welche Menge an Artikeln im Optimalfall (maximal bzw. nach einer Lieferung) in deinem Lager vorhanden sein soll. Zur Berechnung des optimalen Sollbestands solltest du neben deinen vorherigen Verkaufszahlen auch die Lagerhaltungs- und Bestellkosten sowie Bestellintervalle in deine Kalkulation mit einfließen lassen.

Mit Pickware ERP findest du in der Bestandsübersicht neben dem Mindest- und Sollbestand auch den Ist-Bestand. Er gibt an, wie viele Artikel du zum aktuellen Zeitpunkt physisch noch auf Lager hast (= physischer Bestand). Den Mindest- und Sollbestand kannst du individuell für jeden Artikel und jedes Lager festlegen. Auch die physischen Bestände und die Bestandsgrenzen pro Lager kannst du hier direkt einsehen und anpassen. Zur Anpassung aller Mindest- und Sollbestände auf einmal kannst du auch über Inhalte > Import / Export ganz bequem den CSV-Import nutzen. Zur optimalen Verarbeitung deiner Daten stellen wir hierfür ein eigenes Import-/Export-Profil zum Bearbeiten von Bestandsgrenzen bereit: viison_pickware_erp_article_stock_limits (Pickware Mindest- und Sollbestände).

Lieferantenbestellungen unkompliziert abwickeln

Sobald du deine optimalen Mindest- und Sollbestände festgelegt hast, folgt der nächste Schritt: die Waren von deinen Lieferanten zu bestellen. Beachte hierbei, dass die Zusammenarbeit mit mehreren Lieferanten gegenüber nur einer Bezugsquelle zahlreiche Vorteile wie mehr Flexibilität und Planungssicherheit mit sich bringen kann. Für Artikel, die du lediglich von einem Lieferanten beziehen kannst, solltest du den Mindest- und Sollbestand daher tendenziell etwas höher ansetzen, um etwaige Lieferprobleme vorzubeugen.

Mithilfe der zahlreichen Filter und individuellen Auswahlmöglichkeiten im Lieferantenbestellwesen gehst du sicher, dass deine Bestellungen passgenau nach deinen Bedürfnissen geliefert werden. Unter Einkauf > Bestellwesen > Bestellung erstellen gibt es ebenfalls einige Verbesserungen, welche die Übersichtlichkeit deiner Lieferantenbestellungen optimieren. Im Dropdown findest du eine Darstellung der Lieferanten, die sich nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen. Basierend auf dem Mindest- und Sollbestand werden dir hier automatische Bestellvorschläge mit der optimalen Menge angezeigt. Deine Lieferantenbestellungen kannst du gezielt pro Lager bzw. pro Filiale aufgeben. Mit diesen Features verbesserst du deine Planung und automatisierst den manuellen Aufwand weitgehend, der sonst hinter Lieferantenbestellungen steckt. In unserer Playlist rund um Einkauf und Bestellwesen erklären wir dir außerdem Schritt für Schritt, wie du in Pickware ERP Lieferanten anlegst, ihnen Artikel zuweist und Lieferantenbestellungen anlegst, versendest und einlagerst.

Bedarfsplanung und Einkauf in Shopware 6

Solltest du einen Shopware 6 Shop betreiben, kannst du deine Bestände und Lieferantenbestellungen mit Pickware ERP Starter verwalten. In der Administration findest du hierzu unter Lagerhaltung die Bestandsübersicht, die dir einen Überblick über deine aktuellen Ist-Bestände gibt. Unter Einkauf findest du alle bisher verfügbaren Funktionen rund um die Verwaltung deiner Nachbestellungen. Über Einkauf > Bedarfsplanung hast du die Möglichkeit, deine Bestände zu kontrollieren und mit frei konfigurierbaren Planungsintervallen Bestellvorschläge zu berechnen.

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Dabei unterstützt dich Pickware ERP Starter mit der Auswertung deiner vergangenen Verkäufe ebenso wie der Möglichkeit, deinen voraussichtlichen Bedarf für einen von dir gewählten Zeitraum zu berechnen. Produkte, die den Meldebestand unterschritten haben, können ganz einfach mit einem speziellen Filter auf die Einkaufsliste übertragen werden. In der Einkaufsliste kannst du die Bestellvorschläge noch einmal kontrollieren und bei Bedarf anpassen. Sobald du in der Einkaufsliste alle Bestellmengen überprüft hast, legst du anschließend die neuen Lieferantenbestellungen an. Die bestellten Produkte können bequem als CSV-Datei exportiert werden, um sie an deinen Lieferanten zu übermitteln. Mit dem neuen Import- / Exportansatz in Shopware 6 kannst du sie für die Wareneingangsbuchung direkt in der Bestandsübersicht importieren.

Solltest du weitere Fragen rund um Bestandsplanung und unser Lieferantenbestellwesen haben, tausche dich gerne in unserer Facebook Gruppe mit anderen Händlern und Agenturen aus oder finde in unserem Pickware Helpcenter ausführliche Erklärungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.


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