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Kassensystem
| 20.10.2022

Belegausgabepflicht

Seit dem 01. Januar 2020 gilt sie für jeden Unternehmer, der ein elektronisches Kassensystem nutzt: die Belegausgabepflicht – auch Kassenbon-Pflicht genannt. Egal wie hoch der Betrag ist, für jeden Geschäftsvorfall muss laut § 146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO) ein Kassenbon ausgestellt werden. Was auf diesem Bon stehen muss und was Unternehmen darüber hinaus bezüglich der Belegausgabepflicht beachten müssen, haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Warum gibt es eine Kassenbon-Pflicht?

Dem Staat entsteht durch Steuerbetrug jedes Jahr ein Schaden von mehreren Milliarden Euro. Wird für jeden einzelnen Geschäftsvorfall, der über die Kasse läuft, ein Kassenzettel ausgestellt, ist dieser nur schwer wieder aus dem Speicher der Kasse zu entfernen. Mit der Kassenbon-Pflicht soll es also schwieriger werden, Bargeldeinnahmen an der Kasse vorbei zu vereinnahmen.

Ob wirklich für jeden Geschäftsvorfall über die Kasse ein Beleg ausgestellt wurde, versuchen die Finanzämter durch Prüfungen nachzuvollziehen. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau darf der Kassenprüfer unangekündigt im Betrieb auftauchen und die Herausgabe der elektronischen Kassendaten sowie den Zugriff auf die Kasse fordern.

Für offene Ladenkassen besteht keine Belegausgabepflicht.

Was muss auf dem Kassenbon stehen?

Ein Kaufbeleg muss nicht nur erstellt werden, er muss auch bestimmte Anforderungen erfüllen. Diese können der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entnommen werden. Nach Paragraf 6 dieser Verordnung muss der ausgestellte Bon folgende Pflichtangaben aufweisen:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Datum des Umsatzes
  3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  4. Entgelt und Steuerbetrag bzw. Steuersatz (bei Steuerbefreiung ist ein Hinweis auf dem Bon aufzuführen)
  5. Betrag je Zahlungsart
  6. Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung
  7. Transaktionsnummer
  8. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
  9. Signaturzähler
  10. Prüfwert

Was bedeutet Fiskalisierung?

Ebenfalls seit dem 01.01.2020 müssen Registrierkassen im Zusammenhang der Fiskalisierung mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Fiskalisierung dient dazu, alle Transaktionen einer Kasse lückenlos zu erfassen, die Daten vor Manipulation zu schützen und zu archivieren. Die Punkte 8 bis 10 der obigen Liste sind daher der TSE und dem Vorgang der Fiskalisierung zuzuordnen und gehören zu den Pflichtangaben auf dem Kassenbon. 

Ein QR-Code ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, häufig werden die Daten der TSE jedoch zum Zweck des einfacheren elektronischen Lesens so auf dem Kassenbon abgebildet.

Kann man sich von der Belegausgabepflicht befreien?

In § 146a Abs. 2 Satz 2 Abgabenordnung findet sich eine Regelung, die von der Belegausgabepflicht befreien kann. In dieser Gesetzesvorschrift heißt es: „Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 Abgabenordnung aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 Satz 1 AO befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“ Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem und Laufkundschaft sollten nach dieser Vorschrift einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Lehnt das Finanzamt ab – was meistens der Fall ist – können Unternehmer dagegen Einspruch einlegen. 

Hinweis: Nach § 6 Satz 3 KassenSichV dürfen anstatt von Papierbelegen unter Berücksichtigung des Datenschutzes auch digitale Belege erstellt und dem Kunden zugeleitet werden. Die digitalen Belege im Dateiformat JPG, PNG oder PDF können zum Beispiel per E-Mail zugesandt oder via Bluetooth direkt aufs Smartphone übertragen werden.

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