Die 1966 gegründete DATEV eG ist als Genossenschaft des steuerberatenden Berufsstandes einer der großen europäischen IT-Dienstleister. Das Unternehmen stellt mit Software, Cloud-Lösungen und Know-how die Basis für die digitale Zusammenarbeit zwischen dem Mittelstand und steuerlichen Beraterinnen und Beratern bereit, die sich um die betriebswirtschaftlichen Belange der Betriebe kümmern.
Wir haben nachgefragt, was Händler zu Steuern im Onlinehandel wissen müssen und die DATEV Experten Niklas Stacks und Frank Berends haben uns Rede und Antwort gestanden.
Pickware: Lieber Frank, lieber Niklas, möchtet ihr uns kurz erzählen, was genau eure Aufgaben bei DATEV sind und wie lange ihr schon dort tätig seid?
Niklas: Ich bin 2014 bei DATEV als Organisationsberater im Geschäftsfeld Rechnungswesen eingestiegen. Die Hauptaufgabe bestand in der Beratung von Kanzleien und Unternehmen im Bereich Finanzbuchführung, Kostenrechnung, Anlagenbuchführung, Schnittstellen, E-Commerce und Prozesse. Seit Mai letzten Jahres bin ich Teamleiter im Außendienst.
Frank: Ich bin seit 2010 bei DATEV als Prozess-, Migrationsberater und Projektleiter im Bereich Finanzbuchhaltung, Reporting und digitale Prozesse tätig. Dort habe ich die inhaltliche Verantwortung und betreue gemeinsam mit Niklas den „Onlinehandel“ im DATEV Außendienst. Gemeinsam verfügen wir über viel Erfahrung aus dem Markt und den Gesprächen mit unseren Mitgliedern.
Welche Steuerarten sollte man als Onlineshopbetreiber grundsätzlich kennen?
Hier ist die Umsatzsteuer – umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt – als eine der zentralen Einkommensquellen für Deutschland und andere Länder auf Platz eins, denn sie fließt als Gemeinschaftssteuer Bund, Ländern und Gemeinden zu. Sie wird auf den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen von Unternehmen erhoben. Durch die Versteuerung dieses Austauschs ist die Umsatzsteuer eine Verkehrs- und Verbrauchssteuer. Laut § 12 des Umsatzsteuergesetzes beträgt die Umsatzsteuer 19 %. Für bestimmte Waren und Leistungen gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Die jeweilige Summe wird vom Steuerschuldner (z. B. dem Onlineshop) auf den Steuerträger (Kunde) abgewälzt. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer zwar vom Unternehmen auf die verkauften Waren und Dienstleistungen erhoben und an das Finanzamt abgeführt wird – der Verbraucher trägt jedoch die eigentliche Steuerlast. Somit ist die Umsatzsteuer eine indirekte Steuer. Als Endverbrauchersteuer kann der Kunde sich die Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückerstatten lassen.
Zusätzlich sind die Vorsteuer und der damit verbundene Vorsteuerabzug Kernelemente im Einkaufsprozess. Unternehmen dürfen nur den Nettopreis ihrer verkauften Produkte einbehalten. Die Umsatzsteuer wird an das Finanzamt abgeführt, gleichzeitig dürfen Unternehmer die Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend machen, die für eingekaufte Waren oder Dienstleistungen gezahlt wurde. Hierbei handelt es sich entsprechend um die Vorsteuer. Für Unternehmen ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten. Da der Endverbraucher die eigentliche Steuerlast trägt, ist die Umsatzsteuer für Unternehmen neutral zu betrachten.
Was sollte man eurer Meinung nach steuerrechtlich unbedingt beachten, wenn man frisch ins Onlinebusiness startet?
Die größten Herausforderungen liegen steuerrechtlich ganz eindeutig im Bereich der Rechnungsschreibung vor dem Hintergrund One-Stop-Shop Verfahren und Umsatzschwellen beim Handel in der EU. Zusätzlich stellt das Erfassen und Melden von innergemeinschaftlichen Verbringungen, also das Versenden von Ware in ausländische Lager, insbesondere Amazon-Händler immer wieder vor große Herausforderungen. Da im Normalfall das Empfängerland die Besteuerung regelt, muss an der Stelle für die in Deutschland geltende Steuerfreiheit bestimmten beleg- und buchmäßigen Pflichten zum Nachweis der Voraussetzungen nachgekommen werden. Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater ist gerade zu Beginn wichtig, um möglichst viele Stolpersteine zu erkennen und im besten Fall zu vermeiden. Das richtige Shopsystem, eine konsistente Datenhaltung und die Integration einer Erweiterung wie der Export für DATEV powered by Pickware sind daher grundlegende Maßnahmen, damit man sich keine Sorgen um die Steuern machen muss.
Kann man die Buchhaltung selbstständig meistern oder sollte man immer seinen Steuerberater hinzuziehen?
Niklas: Aus meiner Erfahrung heraus ist die Erstellung der Buchhaltung in Eigenregie im Unternehmen möglich, allerdings ist der Einbezug des eigenen Steuerberaters immer ein wichtiger und richtiger Schritt. Generell ist ein Steuerberater keine verpflichtende Dienstleistung für Unternehmen, in Zusammenarbeit mit DATEV ist ein Steuerberater und dessen Einbezug aufgrund der geltenden Satzung jedoch obligatorisch. Für eine zielgerichtete und ganzheitliche Beratung und die Einrichtung der Prozesse ist die Expertise und das Know-How der betreuenden Kanzleien essenziell. Als Beispiel denke ich hierbei an die korrekte steuerliche Bewertung der komplexen Geschäftsvorfälle, die im Kontext des Onlinehandels auftreten können. Onlinehändler, die steuerliche Beratung benötigen, finden auf DATEV SmartExperts für ihr Anliegen schnell und einfach einen passenden Experten. Ob eine Erstellung der Buchführung in Eigenregie gut gelingt, hängt dann im Wesentlichen davon ab, wie viele Gedanken man sich im Vorfeld um Prozesse und Abläufe gemacht hat. Außerdem spielen Vorsysteme eine große Rolle bei dem Vorhaben, die typischen Problemfelder in der Buchhaltung zu identifizieren und zu automatisieren. Dazu zählen unter anderem der Ausgleich offener Posten und die Erfassung aller notwendigen Daten und die Vermeidung von doppelter Erfassung. Eine gute Kommunikation und enge Abstimmung zwischen dem Onlinehändler, dem Steuerberater und uns als Prozessberatern bildet eine solide Basis für effiziente Prozesse!
Frank: Es hängt hier immer stark von der Mentalität und Motivation der beteiligten Personen ab. Sind diese gut geschult und haben sich gut vorbereitet, kann ohne Bedenken auch im Unternehmen gebucht werden. Ist der Anreiz eher die Vermeidung von Kosten beim Steuerberater, ist dies meist ein Indikator, dass die Buchhaltung unter Umständen eher als „notwendiges“ Übel angesehen wird und nicht als wichtiger Helfer, um ggf. auch strategische Entscheidungen zu unterstützen oder hinterfragen zu können. Wer den Anspruch an eine aussagefähige, korrekte Qualitätsbuchhaltung hat, der muss damit rechnen, dass dazu auch qualifizierte Ressourcen im eigenen Unternehmen oder bei der Steuerkanzlei unabdingbar sind. Durch moderne Technologien gibt es inzwischen viele Arten der Aufgabenteilung zwischen Steuerkanzlei und Mandanten. Durchaus sinnvoll ist es eine „offene Posten Überwachung und Steuerung“ im Unternehmen durchzuführen, da die Mitarbeiter dichter am Kerngeschäft sind. Die Steuerspezialisten sind letztlich die beratenden Steuerkanzleien.
Wie unterstützt DATEV Unternehmen im Rahmen der Steuern und Abschlüsse?
Die wenigsten Onlinehändler können und wollen den Jahresabschluss selbst erstellen. Dieser Part ist im überwiegenden Teil weiterhin Hoheitsgebiet der Steuerberater, die dort ihre Expertise und ihr Fachwissen zielgerichtet einbringen. Für den Bereich der Steuern setzt DATEV auf einen durchgängigen E-Steuern Prozess, der beispielsweise die Abgabe der Einkommensteuererklärung komplett online in Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei ermöglicht. Zusätzlich gibt es mit der Freizeichnung online die Möglichkeit, Steuererklärungen und E-Bilanzen zu bestätigen und digital einzureichen. Wichtig ist, dass der Mandant hierfür ein Zugangsmedium der DATEV besitzt. Hierzu kann neben der physischen SmartCard auch der SmartLogin als App genutzt werden.
DATEV bietet eine Vielzahl an Produkten an, um Unternehmen einen Zugang zum Jahresabschluss und Steuern zu ermöglichen. Es kann in Abstimmung mit dem Steuerberater beispielsweise auch das Kanzlei-Rechnungswesen genutzt werden, in welchem dann der Jahresabschluss integriert ist und dem Unternehmen neben der Erstellung des Jahresabschlusses auch einen unterjährigen Einblick in die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermöglicht.
Auf welche Sicherheitsstandards setzt DATEV im Umgang mit den heiklen Unternehmensdaten?
Datenschutz und Datensicherheit sind die Geschäftsgrundlage von DATEV. Dies wird regelmäßig von unabhängiger Seite bestätigt. Eine zentrale Bedeutung hat das DATEV-Rechenzentrum, das allen Mitgliedern für die Datenverarbeitung, den Datentransfer und die Datensicherung zur Verfügung steht. Davon profitieren alle, die am Datenaustausch beteiligt sind. Die Bandbreite der von DATEV angebotenen Sicherheitsdienstleistungen reicht vom Schutz des Internetzugangs sowie von Rechnern und Netzwerken über die Datensicherung und Möglichkeiten zur sicheren Nutzung mobiler Arbeitsmittel bis hin zu differenzierten Beratungsleistungen und dem physischen Schutz von Geschäftsräumen. Ein Senden und Holen von Daten ist zudem nur mit einem entsprechenden Zugang möglich, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten in diesem Bereich gewährleistet.
Kommen im Jahr 2022 Anpassungen der Regelungen im Bereich Steuern auf uns zu?
Änderungen gibt es natürlich in jedem Jahr! Mit Blick auf den Bereich E-Commerce und Onlinehandel sind bislang aber keine größeren Änderungen angekündigt. Wir haben mit der Einführung des One-Stop-Shop Verfahrens im Juli 2021 wohl bereits eine wesentliche Änderung hinter uns und viele Steuerberater und Mandanten haben sich inzwischen gut mit dem Verfahren angefreundet – auch wenn der Start vielleicht etwas holprig verlaufen ist. Des Weiteren erschließen Onlinehändler schnell internationale Märkte und müssen somit zusätzlich über Steueränderungen der Absatzmärkte informiert sein. Durch eine anhaltende COVID-Pandemie und „leere Staatskassen“ sind Umsatzsteueränderungen im EU-Ausland durchaus denkbar. Stichwort: Konjunkturpaket in Deutschland aus 2020. Diese Änderungen hätten eine direkte Auswirkung auf die Rechnungsschreibung der Unternehmen.
Herzlichen Dank an Niklas und Frank für das Interview!
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