Als Teil der Kassensicherungsverordnung dient die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz: DSFinV-K) der Gewährleistung eines einheitlichen Datenstandards. Über sie sind die erforderlichen Daten sowie Formate definiert, die eine einheitliche Struktur bei der Datenerfassung und beim Export von Kassendaten elektronischer oder computergestützter Kassensysteme sicherstellen. Die direkte Verbindung zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) garantiert eine funktionierende Daten-Exportschnittstelle.
Im Rahmen der DSFinV-K ist festgelegt, dass Kassendaten vollständig nachvollziehbar und nachprüfbar sein müssen. Das umfasst sowohl Kasseneinnahmen, verbuchte Erlöse als auch die Ermittlung der Umsatzsteuer. Darüber hinaus muss jeder erzeugte Kassenbeleg einzeln reproduzierbar sein.
Der Grund für diese Auflage ist vor allem die Prüfung der Kassendaten durch das Finanzamt. Die Prüfer stehen vor der Herausforderung, massenhaft Daten innerhalb einer begrenzten Zeit analysieren zu müssen und greifen daher auf eine Prüfsoftware (IDEA) zurück. Das Programm sucht mithilfe vordefinierter Kriterien (z. B. lückenlos fortlaufende Transaktionsnummern) nach Auffälligkeiten. Tritt eine Unstimmigkeit auf, prüft IDEA alle damit zusammenhängenden Informationen bis hin zum zugrunde liegenden Geschäftsvorfall.
Damit IDEA die Kassendaten verstehen und aussagekräftige Informationen zu ihrer Richtigkeit ermitteln kann, müssen diese Daten auf bestimmte Weise strukturiert sein und mittels DSFinV-K-Konvertierungssoftware übermittelt werden. Die DSFinV-K ist demnach Pflicht für alle Nutzer eines elektronischen Kassensystems und gilt seit dem 01.01.2020. Bis zum 31.03.2021 galt allerdings eine Übergangsfrist und damit eine Nichtbeanstandungsregel. Seit dem 01.07.2022 ist die DSFinV-K in der Version 2.3 für die Aufzeichnungen anzuwenden.
Eine DSFinV-K untergliedert sich in folgende Bereiche:
Als Grundlage der DSFinV-K werden die Einzelaufzeichnungen in zwei Datenbereiche unterteilt:
Die Datei „Bonpos“ beinhaltet die einzelnen Positionen eines Vorganges, also bspw. alle Artikel eines Einkaufs, mit
Bei der Datei „Bonkopf” handelt es sich im Regelfall um die gesammelten Zahlen der einzelnen Bonpositionen. Sie stellt also quasi ein elektronisches „Rechnungsdoppel“ dar.
Die Stammdaten eines Ladengeschäfts werden prinzipiell für jeden Kassenabschluss neu im Stammdatenmodul gespeichert. Änderungen können nur dann vorgenommen werden, wenn vorher ein Kassenabschluss vorgenommen wird. Zu den Stammdaten gehören folgende Informationen:
Das Kassenabschlussmodul übernimmt die Buchungsbeleg-Funktion und speichert die Daten des jeweiligen Kassenabschlusses digital. Diese Speicherung erfolgt in drei separaten Dateien:
Grundsätzlich sorgt dein Kassenanbieter dafür, dass deine Kasse der DSFinV-K entspricht. Erkundige dich daher am besten direkt bei deinem Ansprechpartner danach. Im Netz finden sich diverse Angebote einer Konvertierungs-Software, mit der sich das entsprechende Kassenmodell manuell updaten lässt. Um keine nachhaltigen Probleme mit deinem System zu verursachen, solltest du dich auch in diesem Fall mit dem Support deiner Kasse in Verbindung setzen.
Mit Pickware POS werden alle Kassendaten gesetzeskonform bei fiskaly gespeichert und sind dort jederzeit in deinem persönlichen Account einsehbar. Auf Nachfrage des Finanzamtes können alle erforderlichen Informationen nach dem DSFinV-K Standard schnell und einfach exportiert werden. Eine Cloud-TSE ist mit enthalten.
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