Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ brachte eine deutliche Verschärfung der Regelungen zur Kassenführung mit sich. Beispielsweise sind Unternehmen seit 2017 dazu verpflichtet, im Rahmen der Nutzung einer elektronischen Registrierkasse nur noch Modelle zu verwenden, die eine vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Denn das Finanzamt hat das Recht auf den digitalen Datenzugriff und führt mitunter strengere und häufigere Überprüfungen durch.
Kommt der Prüfer des Finanzamts zu der Erkenntnis, dass nicht alle steuerlichen Daten in der Kasse gespeichert wurden, stuft er die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß ein. Die Folge sind Zuschätzungen zu Gewinn sowie Umsatz und somit Steuernachzahlungen, unter Umständen auch ein Steuerstrafverfahren, hinzu.
Um bei einer Prüfung des Finanzamts bei der Kassenführung auf der sicheren Seite zu sein, muss die elektronische Kasse folgende steuerlich relevanten Daten speichern:
Außerdem muss zusätzlich eine Verfahrensdokumentation angelegt werden, die folgende Informationen enthält:
Von einer „offenen Ladenkasse“ spricht man, wenn bei der Kassenführung die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden. Stattdessen wird das eingenommene Bargeld in die Kasse eingelegt, Wechselgeld aus der Kasse an den Kunden herausgegeben und nach Geschäftsschluss der Kasseninhalt gezählt.
Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse:
Schritt 1: Kassenbestand bei Geschäftsschluss ermitteln.
Schritt 2: Summe als Ausgangsbetrag in den Kassenbericht eintragen. Den Endbestand des Vortags betragsmäßig aus dem Kassenbericht des Vortags wählen. Dieser Betrag ist vom Kassenbestand bei Geschäftsschluss abzuziehen.
Schritt 3: Die Betriebsausgaben und Transite, also Umlagerung von Geldwerten, in die Hauptkasse. Zuführungen zur Bank oder Privatentnahmen und Privateinlagen müssen per Beleg nachgewiesen werden.
Schritt 4: Zählprotokoll erstellen und vom Geschäftsinhaber oder von demjenigen, der die Kasse führt, unter Angabe von Datum und Uhrzeit der Kassenzählung unterschreiben lassen.
In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte erstellt, die in Form von Belegen ausgedruckt werden können.
Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen müssen i. d. R. 10 Jahre aufbewahrt werden. Entweder als:
Damit sich kein Fremder Zugang zu deinen digitalen Kassendaten verschaffen und diese ändern kann, solltest du Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit vornehmen. Hierzu gehören:
Durch Benutzerschlüssel sollte außerdem klar definiert sein, wer welche Eingaben an der Kasse vornimmt.
Damit die digitalen Kassendaten auch vor einem technischen Defekt, einem Brand oder einem Wasserschaden geschützt sind, empfiehlt es sich zudem, die Daten zusätzlich an einem anderen Ort zu sichern. Dies kann eine gespiegelte Festplatte auf einem anderen Computer oder ein Hochsicherheits-Rechenzentrum in der Cloud sein. Zur sicheren Aufbewahrung der Steuerdaten muss eine TSE vorliegen.
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