Die Auswahl eines geeigneten Kassensystems ist eine zentrale Entscheidung, die du bei der Gründung deines Betriebes treffen musst. Schließlich soll dich das System auch in stressigen Zeiten unterstützen und möglichst ausfallfrei funktionieren.
Grundlegend gibt es zwei verschiedene Kassenarten: Registrierkassen und digitale Kassensysteme. Erstere kommen hauptsächlich in kleineren Betrieben zum Einsatz, denn Registrierkassen sind auf Barzahlungen ausgelegt, bieten jedoch neben dem Kassierprozess kaum zusätzliche Funktionen an. Digitale Kassensysteme verbreiten sich heutzutage immer mehr, denn die Funktionen dieser modernen Kassensysteme unterstützen die Betriebe im Geschäftsalltag und erleichtern beispielsweise die Buchhaltung, sodass ein Fokus auf die Entwicklung des Geschäfts und deine Kunden möglich ist. In diesem Beitrag beleuchten wir die Hauptunterschiede zwischen den beiden Kassenarten und zeigen dir sowohl die Vor- als auch Nachteile auf.
Eine Registrierkasse ist im Gegensatz zur Systemkasse nicht vernetzt. Das Kassenterminal erfasst ausschließlich Bargeldumsätze, rechnet diese ab und erstellt darauf basierend die passenden Belege. Die Zahlungsvorgänge werden dabei physisch an der Kassentheke über die Bargeldschublade abgewickelt. Die Registrierkasse ist an ein computergestütztes Kassensystem angeschlossen und weitere Hardware kann nur begrenzt integriert werden. Kartenlesegeräte beispielsweise können nicht angeschlossen werden. Kartentransaktionen können in die Kasse eingegeben werden nachdem eine Transaktion auf einem unabhängigen Kartenlesegerät verarbeitet wurde. Als Stand-alone-Kasse hat sie den Nachteil, betriebliche Abläufe nicht oder nur teilweise zu unterstützen.
Registrierkassen benötigen im Vergleich zur digitalen Kasse keine elektronische Kassensoftware. Die Anschaffungskosten sind überschaubar und du hast keine wiederkehrenden Zahlungen. Meist hast du somit jedoch auch keinen Anspruch auf einen Kundensupport, es sei denn, du bezahlst für diesen Service extra.
Anders als eine einfache Registrierkasse kann ein digitales Kassensystem die Abläufe in deinem Betrieb deutlich optimieren. Mit einer integrierten Warenwirtschaft wird die Lagerhaltung optimiert und Schnittstellen zur Buchhaltung sparen Zeit bei der Büroarbeit. Auswertungen und Statistiken der Systemkasse helfen dir, dein Unternehmen zielstrebig zu steuern.
Eine Kassensoftware ermöglicht auch die nahtlose Verbindung der verschiedenen Hardwarekomponenten. Du kannst beispielsweise ein Kundendisplay, einen Belegdrucker, ein Kartenlesegerät und weitere Produkte anschließen. Auch Belege können individueller gestaltet werden als bei Registrierkassen.
Ein gutes Kassensystem muss verschiedene Dinge leisten, doch allen voran soll es einfach und intuitiv sein. Heutzutage sollten auch möglichst viele Zahlungssysteme akzeptiert und im Idealfall die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützt werden. Gute Kassensysteme sind zudem skalierbar und lassen sich schnell an neue Herausforderungen anpassen, denn erfolgreich laufende Geschäfte sorgen für mehr Buchungen und mehr Zahlungsvorgänge. An das Wachstum deines Geschäfts sollte sich deine Kasse flexibel und ohne Leistungseinbußen anpassen können. Anhand verschiedener Faktoren wird klar: Eine Registrierkasse geht nicht mehr mit dem Zahn der Zeit – vor allem im Hinblick auf bargeldloses Bezahlen. Bei vielen älteren Systemen ist auch der Aufwand für eine Aufrüstung entsprechend der neuerdings geltenden Vorschriften zu hoch, da umfangreiche Programmierungen vorgenommen werden müssen.
Das Aktualisieren bei iPad Kassensystemen erfolgt über die Kassen App deutlich komfortabler. Nach einer einfachen Softwareaktualisierung ist das System sofort wieder einsatzbereit. Viele Anbieter von Kassensystemen verlangen jedoch eine monatliche Pauschale für die Pflege der Software und die Verbindung zu den jeweiligen Abrechnungssystemen der Kartenanbieter.
Wer sich nun fragt, wieso die offene Ladenkasse keine Option mehr darstellt, der sollte sich weiter mit dem Thema “Registrierkassenpflicht” auseinandersetzen. Als offene Ladenkasse gilt die manuelle Ermittlung der Tageseinnahmen sowie Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.
Die Registrierkassenpflicht in Deutschland tritt zu Beginn des Jahres 2023 in Kraft. Somit kann ein Unternehmen nicht mehr frei entscheiden, ob es eine elektronische Kasse verwenden möchte oder eine offene Ladenkasse. Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen, müssen seit 2017 die GoBD erfüllen und seit Januar 2020 wurde diese durch die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) erweitert.
Das Pickware POS Hardware Starter Set besteht aus einer Kassenschublade mit integriertem Bondrucker (mPOP) sowie einem Bluetooth Handscanner oder einem Standscanner. Wahlweise kann zusätzlich ein Kundendisplay mitbestellt werden. Mit diesem Grundstock kannst du sofort mit Pickware POS – dem modernen iPad Kassensystem – durchstarten!
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