E-Rechnungen im B2B: Alles zur neuen Verpflichtung

Viele Onlinehändler beschäftigt die Umstellung auf E-Rechnung im B2B-Bereich. Hast du auch schon davon gehört und fragst dich, was genau auf dich zukommt? Keine Sorge, wir haben alle wichtigen Informationen für dich gesammelt und erklären dir, was du vorbereiten musst und warum du noch ausreichend Zeit hast.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat im Sinne der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu traditionellen Rechnungen in Formaten wie PDF, .tif, .jpeg oder .docx, die sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung eignen, aber keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen, erfüllen E-Rechnungen diese Anforderungen und gelten somit als rechtskonform.

Hier sind die Formate, die für E-Rechnungen in Deutschland und Europa gelten:

• XRechnung: Ein strukturiertes, XML-basiertes Format, das in Deutschland weit verbreitet ist und insbesondere im öffentlichen Sektor verwendet wird.
  
  
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl ein maschinenlesbares XML-Format als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert.
  
  
• Factur-X: Ein französisches hybrides Format, ähnlich wie ZUGFeRD, das ebenfalls XML- und PDF-Komponenten enthält und den europäischen Standard EN 16931 erfüllt.
  

Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und verfolgt mehrere Ziele: Zum einen soll sie die digitale Transformation in Unternehmen vorantreiben und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Zum anderen unterstützt die E-Rechnung die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission. Diese Maßnahmen sollen den grenzüberschreitenden Handel vereinfachen und Steuerbetrug verhindern.

Was ändert sich und wer ist betroffen?

Ab dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Was genau bedeutet das? Es muss lediglich sichergestellt werden, dass Rechnungen in den oben genannten Formaten per E-Mail empfangen werden können – kurz gesagt: Es ändert sich erst einmal nichts!

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es eine stufenweise Einführung:

• Ab dem 01. Januar 2027: Alle Unternehmen im B2B-Bereich sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Achtung: Mit Ausnahme von Unternehmen, die im Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben.
  
  
• Ab dem 01. Januar 2028: Auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro müssen ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen ausstellen.
  

Aktuell sind die mit Pickware erstellten Rechnungen noch keine E-Rechnungen in den o.g. Formaten. Aber keine Sorge – wir werden diese Formate rechtzeitig zur Verfügung stellen, damit ihr die Umstellung problemlos meistern könnt. 

Wichtig: Die neuen Regelungen betreffen ausschließlich B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands. B2C-Transaktionen sowie internationale B2B-Transaktionen sind derzeit nicht von der Pflicht betroffen. Auch Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise bleiben von der Regelung ausgenommen. Wenn du mehr über die Ausnahmen und weitere Details erfahren möchtest, findest du hier zusätzliche Informationen.

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