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Checkliste: So richtest du Pickware ERP optimal ein

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Mit der Einrichtung einer neuen Warenwirtschaft legst du den Grundstein für die langfristige Automatisierung und Optimierung deiner Prozesse. Egal ob du hierfür deinen bestehenden Shop umziehst, oder ihn von Grund auf neu einrichtest, ergeben sich zu Beginn einige Schritte, die du als Grundlage für optimal ineinandergreifende Prozesse nutzen kannst. Zur Einrichtung und Optimierung empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer unserer Partneragenturen. Wenn du die Einrichtung lieber selbst übernimmst, erklären dir in diesem Beitrag, wie du Pickware ERP für Shopware 5 und Pickware ERP Starter für Shopware 6 optimal einrichtest und geben dir Tipps rund um weiterführende Ressourcen und die Optimierung deiner Arbeitsprozesse mit einer neuen Warenwirtschaft.

Schritt 1: Dokumentation lesen und wichtige Anlaufstellen kennen

Sofern du dich nicht bereits während deiner Systemevaluation damit befasst hast, sollte der erste Schritt nach Kauf deines Plugins sein, die zugehörige Dokumentation zu Pickware ERP oder Pickware ERP Starter in unserem Helpcenter zu lesen. Unser Helpcenter gewährt dir schnellen Zugang zu hilfreichen Ressourcen, Tipps und Anleitungen und bietet dir darüber hinaus Antworten auf zahlreiche Fragen rund um Einrichtung und den optimalen Gebrauch unserer Plugins. Da wir das Helpcenter stetig aktualisieren, empfehlen wir dir die vorhandenen Beiträge nicht auszudrucken sondern bei auftauchenden Fragen weiterhin das Helpcenter zu prüfen, um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein.

Wichtige Anlaufstellen bei Fragen rund um Pickware ERP:

Schritt 2: Organisatorisches klären

Da unsere Software direkt in Shopware integriert ist, enfällt die Installation einer weiteren Software mit externer Benutzeroberfläche. Zur Inbetriebnahme von Pickware musst du lediglich unsere Plugins installieren. Wir releasen regelmäßig Updates, daher solltest du sicherstellen, dass du nach deiner Testphase die aktuellste Version des Plugins installiert hast, bevor du mit deiner Arbeit im Backend beginnst. Ebenso solltest du vor der ersten Einrichtung prüfen, ob und in welchen Intervallen dein Server Backups macht. Verkürze gegebenenfalls die Intervalle und unterweise deine Mitarbeiter darüber, was zu tun ist, um zu einem früheren Backup zurückzukehren, falls bei der Einrichtung etwas doch nicht richtig läuft.

Anschließend solltest du die Grundvoraussetzungen dafür schaffen, dass alle dafür vorgesehenen Mitarbeiter gut mit deiner neuen Warenwirtschaft arbeiten können. Stelle zunächst den Systemzugriff her und richte einen oder mehrere Arbeitsplätze ein. Wenn du über ERP hinaus noch Pickware POS oder WMS nutzt, hast du die Möglichkeit, individuelle Benutzer und Rechte für deine Mitarbeiter zu vergeben.

Die wichtigsten Zwischenschritte auf einen Blick:

  • Aktuellste Plugin Version installieren
  • Serverfunktion prüfen (Stichwort Backups)
  • Zugänge für Mitarbeiter bereitstellen

Schritt 3: Lager und Lagerplätze im System anlegen

Lege nun dein Lager und die dazugehörigen Lagerplätze an, um dein Lager in deiner neuen Warenwirtschaft abzubilden. In unserem Helpcenter findest du eine detaillierte Anleitung zum Erstellen und Verwalten deines Lagers. Ein besonders hilfreiches Feature für Nutzer von Pickware ERP ist hierbei unser Lagerplatzgenerator, mit dem du unkompliziert und automatisch Lagerplätze generieren kannst. Für Nutzer von Shopware 6 gibt es derzeit keinen Lagerplatzgenerator, daher werden die Lagerplätze am besten per CSV-Import an der entsprechenden Stelle importiert. Hier zeigen wir dir, wie du in Pickware ERP Starter Lager anlegen und Lagerplätze generieren kannst.

Schritt 4: Einkaufspreise pflegen

Damit dein bewerteter Warenbestand anhand korrekter Daten berechnet wird, solltest du als Nächstes deine Einkaufspreise pflegen. Falls du deinen Onlineshop zuvor ohne Warenwirtschaft genutzt hast, kannst du nun auch Produkte verwalten, die keine Relevanz für deine Kunden haben, jedoch bestandsgeführt sein sollen. Damit gehst du sicher, dass alle deine verfügbaren Produkte und die dazugehörigen Preise zentral in deiner Warenwirtschaft verzeichnet sind. In unserem Tutorial für Pickware ERP zeigen wir dir, wie du Einkaufspreise pflegst und individuelle Einkaufspreise je Produkt und Lieferant hinterlegst. In Shopware 6 solltest du deine Einkaufspreise per CSV-Import oder manuell pflegen.

Schritt 5: Bestandsinitialisierung vornehmen

Da du mit der Installation von Pickware ERP das bereits vorhandene Bestandssystem von Shopware erweiterst, musst du im Anschluss an die Installation eine Bestandsinitialisierung durchführen. Eine wichtige Grundlage hierfür ist die Unterscheidung zwischen physischem, verfügbarem und reserviertem Warenbestand. Anhand der bereits vorhandenen Daten deines Shops werden mit der Bestandsinitialisierung einmalig der physische Lagerbestand und damit die initialen Bestände in deinem Shop bestimmt. Welche Schritte du rund um die Bestandsinitialisierung in Shopware 5 vornehmen musst, erfährst du in unserem Tutorial. In unserem Helpcenter Beitrag findest du eine weitere Anleitung zur Initialisierung deiner Bestände. In Shopware 6 entfällt die Bestandsinitialisierung.

Schritt 6: Bestände prüfen und Umzug vorbereiten

Dieser Schritt unterscheidet sich für Neukunden und Nutzer, die ihre bestehende Warenwirtschaft umziehen. Als Neukunde solltest du zunächst eine Inventur durchführen. Diese kannst du unkompliziert mit Pickware WMS oder per CSV-Datei in Pickware ERP durchführen. Wie du eine Inventur mit Pickware ERP abwickelst, erfährst du in unserem Tutorial.

Für einen Umzug der bisherigen Warenwirtschaft solltest du zunächst alle Daten aus dem aktuellen System exportieren und für den anschließenden Import aufbereiten. Um den Import mit so wenigen Klicks wie möglich abzuschließen, empfiehlt sich hier das Arbeiten mit CSV-Dateien. Gleiches gilt für Pickware ERP Starter. Dank dem neuen Import-/Exportansatz in Shopware 6 importierst du deine Bestände direkt innerhalb der Bestandsübersicht.

Schritt 7: Artikel anlegen und Lieferanten zuordnen

Abschließend legst du deine Artikel sowie Lieferanten in Pickware ERP an und nimmst entlang deiner individuellen Anforderungen die Artikel-Lieferanten-Zuordnung vor. Hierzu findest du gleich mehrere Tutorials in unserer Playlist zum Einkauf & Bestellwesen in Pickware ERP. Wenn du von einer bestehenden Warenwirtschaft umziehst, empfiehlt sich auch hier der CSV-Import, da dir dieser zahlreiche manuelle Klicks erspart. In Pickware ERP Starter nimmst du den Import deiner Daten unter Einkauf > Lieferantenzuordnung vor.

Schritt 8: Mitarbeiter schulen und Ansprechpartner festlegen

Nachdem du deine neue Warenwirtschaft komplett eingerichtet hast, ist es an der Zeit deine Mitarbeiter zu schulen. So kennt sich jeder Mitarbeiter nicht nur mit den Programmen und Arbeitsabläufen aus, sondern weiß auch, welche Aufgabenbereiche ihm in Zusammenarbeit mit der Warenwirtschaft zugeteilt sind. Je nach Unternehmensgröße solltest du außerdem einen Kanal zur Verfügung stellen, über den deine Mitarbeiter schnell und direkt Feedback geben können, um die Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu halten und möglichst schnell Lösungen für auftretende Probleme zu finden.

Lege am besten einen direkten Ansprechpartner im Unternehmen für deine Warenwirtschaft fest. Dieser kann dir helfen, Feedback zu sammeln und gleichzeitig die Schnittstelle zum Helpcenter, dem Pickware Support oder deiner betreuenden Agentur sein.

Wir hoffen unsere Checkliste hilft dir, deine neue Warenwirtschaft optimal einzurichten und in Betrieb zu nehmen. Um keine weiteren Beiträge zu verpassen, abonniere unseren Newsletter.


Pickware 1x1 - Wie gehe ich bei einer Retoure vor?

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Die Abwicklung von Retouren gehört zu den zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozessen im E-Commerce. Um manuelle Fehler zu vermeiden und den Retourenprozess effizienter zu gestalten, empfiehlt sich daher die Arbeit mit unseren Barcodescannern und Pickware WMS. Durch die Digitalisierung deiner Prozesse kannst du die Abwicklung von Retouren weitgehend automatisieren und sparst viel Zeit. Solltest du noch nicht über Pickware WMS verfügen, kannst du deine Retouren allerdings auch unkompliziert mit Pickware ERP abwickeln. Wir erklären dir, wie du deinen Retourenprozess optimierst und Pickware WMS oder Pickware ERP nutzt, um deine Retouren im Handumdrehen und problemlos zu bearbeiten.

Retourenprozess mit Pickware WMS

Mit Pickware WMS und der Lager App erfasst du Retouren ganz einfach direkt im Lager mit deinem Barcodescanner. Dabei bestimmst du, ob ein Artikel wieder eingelagert oder abgeschrieben werden soll. Für eine bessere Dokumentation des Zustands der retournierten Ware gibt es zusätzlich eine Foto- und Kommentarfunktion. Die zentrale Dokumentation der Ware erleichtert dir den Retourenprozess, insbesondere wenn du mit einem größeren Team arbeitest oder eine räumliche Trennung zwischen Lager und E-Commerce Team besteht. Wie du eine Retoure in Pickware WMS annimmst und am Ziellagerplatz einlagerst, erklären wir dir in unserem Tutorial:

Die Vorteile der Retourenabwicklung mit Pickware WMS sind, dass die Retoure komplett im Lager erfasst wird und die Bestände automatisch in Echtzeit aktualisiert, die Stornorechnung erzeugt und die Rückzahlung angestoßen werden. Die barcodebasierte Prozessführung minimiert darüber hinaus Fehler beim Erfassen der retournierten Artikel.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Retouren mit Pickware WMS abzuwickeln findest du in unserem Helpcenter.

Retouren mit Pickware ERP abwickeln

Auch mit Pickware ERP lassen sich Retouren problemlos durchführen, wobei die Nutzung der Barcodescanner und somit der hohe Automatisierungsgrad entfällt. Trotzdem bietet dir Pickware ERP einige hilfreiche Funktionen, auch wenn du noch kein Pickware WMS einsetzt. In der Retourenübersicht findest du hierfür alle Retouren auf einen Blick aufgelistet und suchst mithilfe von Filtern nach bestimmten Retouren. Den Retourenprozess kannst du unkompliziert für deine anfallenden Retouren individualisieren.

Dabei hast du die Möglichkeit sowohl Teilretouren als auch Teilstorni zu verbuchen oder anteilige Erstattungen von Artikeln oder Versandkosten zu veranlassen. In Pickware ERP findest du zudem eine Kommentarfunktion, in der du bereits nach Ankündigung der Retoure durch den Kunden Kommentare vermerken sowie Anhänge hochladen kannst, sofern der Kunde bereits Bilder zur Angabe von Reklamationsgründen geschickt hat. Wie du in Pickware ERP Bestellungen stornierst, Retouren anlegst und abschließt zeigen wir dir in unserer Playlist zur Abwicklung von Retouren:

Eine ausführliche Anleitung zur Durchführung von Retouren mit Pickware ERP findest du in unserem Helpcenter.

Wir hoffen, dieses Pickware 1x1 war hilfreich für dich. Hier findest du alle bisherigen Beiträge unserer Pickware 1x1 Reihe.


So gelingen Bestandsplanung und Lieferantenbestellungen mit Pickware ERP

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Die optimale Bestandsplanung ist einer der Grundpfeiler für eine erfolgreiche Lagerlogistik im Onlinehandel. Mit der passenden Bestandsplanung sorgst du für die richtige Balance zwischen deiner Warenverfügbarkeit und den anfallenden Lagerhaltungskosten.

Bei konstant zu hohen Beständen verzeichnest du neben überschüssigen Beständen auch Margenverluste und hohe Lagerhaltungskosten. Wählst du deine Bestände hingegen zu gering, riskierst du, dass Artikel insbesondere zu starken Verkaufszeiten nicht verfügbar sind und deine Kunden zur Konkurrenz abspringen. Verfügst du über die optimale Menge an Waren in deinem Lager, nutzt du sowohl deine Lagerfläche als auch dein Kapital bestmöglich und lagerst deine Waren weder zu lange noch läufst du Gefahr, dass sie für deine Kunden nicht verfügbar sind.

Mit Pickware ERP überblickst und steuerst du nicht nur deine vorrätigen Bestände, sondern veranlasst auch mit wenigen Klicks Nachbestellungen bei deinen Lieferanten. Hierfür erklären wir dir, was es rund um Mindest-, Soll- und Ist-Bestand zu beachten gilt und was du rund um die Funktionalität von Bestandsplanung und Lieferantenbestellungen in Pickware ERP für Shopware 5 und Pickware ERP Starter für Shopware 6 für Shopware 6 wissen solltest.

Mindestbestand und automatische Bestellvorschläge in Shopware 5

Der Mindestbestand stellt eine der wichtigsten Lagerkennziffern dar. Er gibt prinzipiell vor, welche Menge an Bestand nicht unterschritten werden darf und gewährleistet damit, dass du stets genügend Ware vorrätig hast, auch wenn es mal zu unvorhergesehenen Lieferproblemen kommt. In Pickware ERP hingegen gibt der Mindestbestand die Grenze vor, ab der eine Nachbestellung ausgelöst werden sollte. Der Mindestbestand in Pickware ERP ist somit das Äquivalent zum herkömmlichen Meldebestand und unterstützt dich dabei, Nachbestellungen rechtzeitig zu veranlassen. Den Mindestbestand solltest du so festlegen, dass du immer noch genügend Ware auf Lager hast, um die Lieferzeit zu überbrücken. In Pickware ERP kann dich die Bestandsübersicht mit den Verkaufszahlen aus vergangenen Perioden dabei unterstützen, einen sinnvollen Mindestbestand festzulegen. Du findest sie im Backend unter Lager > Bestandsübersicht.

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Die Bestandsübersicht hilft dir auch dabei, die optimale Bestellmenge für eine Periode festzulegen. Anhand der Verkäufe aus einem Planungsintervall kannst du den erwarteten Bedarf ermitteln und in Form des Sollbestands hinterlegen. Die Bestandsübersicht gibt dir außerdem Hinweise, ob der für einen Artikel definierte Sollbestand gut gewählt ist, oder ob er möglicherweise zu hoch oder zu niedrig angesetzt ist.
Um deine Bestände nicht konstant von Hand kontrollieren zu müssen, bietet dir Pickware ERP automatische Bestellvorschläge. Der Vorschlag ermittelt sich aus der Differenz von Sollbestand minus Ist-Bestand, sodass mit dem Vorschlag immer so viel bestellt wird, dass du deinen Sollbestand erreichst. Im Bestellwesen kannst du außerdem bequem mit einem Klick Lieferantenbestellungen für Artikel erzeugen, die ihren Mindestbestand unterschritten haben. Damit dir bei Unterschreitung des Mindestbestands automatisch die benötigte Artikelanzahl für eine Nachbestellung vorgeschlagen wird, erklären wir dir in unserem Tutorial zu Bestandsgrenzen ausführlich, wie du in Pickware ERP Bestandsuntergrenzen setzt.

Sollbestand und physischer Bestand

Der Sollbestand in Pickware ERP gibt an, welche Menge an Artikeln im Optimalfall (maximal bzw. nach einer Lieferung) in deinem Lager vorhanden sein soll. Zur Berechnung des optimalen Sollbestands solltest du neben deinen vorherigen Verkaufszahlen auch die Lagerhaltungs- und Bestellkosten sowie Bestellintervalle in deine Kalkulation mit einfließen lassen.

Mit Pickware ERP findest du in der Bestandsübersicht neben dem Mindest- und Sollbestand auch den Ist-Bestand. Er gibt an, wie viele Artikel du zum aktuellen Zeitpunkt physisch noch auf Lager hast (= physischer Bestand). Den Mindest- und Sollbestand kannst du individuell für jeden Artikel und jedes Lager festlegen. Auch die physischen Bestände und die Bestandsgrenzen pro Lager kannst du hier direkt einsehen und anpassen. Zur Anpassung aller Mindest- und Sollbestände auf einmal kannst du auch über Inhalte > Import / Export ganz bequem den CSV-Import nutzen. Zur optimalen Verarbeitung deiner Daten stellen wir hierfür ein eigenes Import-/Export-Profil zum Bearbeiten von Bestandsgrenzen bereit: viison_pickware_erp_article_stock_limits (Pickware Mindest- und Sollbestände).

Lieferantenbestellungen unkompliziert abwickeln

Sobald du deine optimalen Mindest- und Sollbestände festgelegt hast, folgt der nächste Schritt: die Waren von deinen Lieferanten zu bestellen. Beachte hierbei, dass die Zusammenarbeit mit mehreren Lieferanten gegenüber nur einer Bezugsquelle zahlreiche Vorteile wie mehr Flexibilität und Planungssicherheit mit sich bringen kann. Für Artikel, die du lediglich von einem Lieferanten beziehen kannst, solltest du den Mindest- und Sollbestand daher tendenziell etwas höher ansetzen, um etwaige Lieferprobleme vorzubeugen.

Mithilfe der zahlreichen Filter und individuellen Auswahlmöglichkeiten im Lieferantenbestellwesen gehst du sicher, dass deine Bestellungen passgenau nach deinen Bedürfnissen geliefert werden. Unter Einkauf > Bestellwesen > Bestellung erstellen gibt es ebenfalls einige Verbesserungen, welche die Übersichtlichkeit deiner Lieferantenbestellungen optimieren. Im Dropdown findest du eine Darstellung der Lieferanten, die sich nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen. Basierend auf dem Mindest- und Sollbestand werden dir hier automatische Bestellvorschläge mit der optimalen Menge angezeigt. Deine Lieferantenbestellungen kannst du gezielt pro Lager bzw. pro Filiale aufgeben. Mit diesen Features verbesserst du deine Planung und automatisierst den manuellen Aufwand weitgehend, der sonst hinter Lieferantenbestellungen steckt. In unserer Playlist rund um Einkauf und Bestellwesen erklären wir dir außerdem Schritt für Schritt, wie du in Pickware ERP Lieferanten anlegst, ihnen Artikel zuweist und Lieferantenbestellungen anlegst, versendest und einlagerst.

Bedarfsplanung und Einkauf in Shopware 6

Solltest du einen Shopware 6 Shop betreiben, kannst du deine Bestände und Lieferantenbestellungen mit Pickware ERP Starter verwalten. In der Administration findest du hierzu unter Lagerhaltung die Bestandsübersicht, die dir einen Überblick über deine aktuellen Ist-Bestände gibt. Unter Einkauf findest du alle bisher verfügbaren Funktionen rund um die Verwaltung deiner Nachbestellungen. Über Einkauf > Bedarfsplanung hast du die Möglichkeit, deine Bestände zu kontrollieren und mit frei konfigurierbaren Planungsintervallen Bestellvorschläge zu berechnen.

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Dabei unterstützt dich Pickware ERP Starter mit der Auswertung deiner vergangenen Verkäufe ebenso wie der Möglichkeit, deinen voraussichtlichen Bedarf für einen von dir gewählten Zeitraum zu berechnen. Produkte, die den Meldebestand unterschritten haben, können ganz einfach mit einem speziellen Filter auf die Einkaufsliste übertragen werden. In der Einkaufsliste kannst du die Bestellvorschläge noch einmal kontrollieren und bei Bedarf anpassen. Sobald du in der Einkaufsliste alle Bestellmengen überprüft hast, legst du anschließend die neuen Lieferantenbestellungen an. Die bestellten Produkte können bequem als CSV-Datei exportiert werden, um sie an deinen Lieferanten zu übermitteln. Mit dem neuen Import- / Exportansatz in Shopware 6 kannst du sie für die Wareneingangsbuchung direkt in der Bestandsübersicht importieren.

Solltest du weitere Fragen rund um Bestandsplanung und unser Lieferantenbestellwesen haben, tausche dich gerne in unserer Facebook Gruppe mit anderen Händlern und Agenturen aus oder finde in unserem Pickware Helpcenter ausführliche Erklärungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen.


Kundenstory des Monats: Beyond Beer

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Mit einem Team, das voller Leidenschaft für Bier brennt und einem Produktsortiment, in dem jeder Bierliebhaber fündig wird, gehört Beyond Beer zu einem der erlesensten Craft Beer Shops Deutschlands. Beyond Beer bietet im Hamburger Ladengeschäft nicht nur persönliche Beratung, Tastings und Gutscheine für Bierbraukurse an, sondern betreibt auch einen erfolgreichen Onlineshop. Darin setzen die Bier Spezialisten auf sehr spezielle Angebote, wie beispielsweise das Bier-Abo oder auch Bier-Pakete.

Zum Startschuss des Onlineshops im August 2016 erfolgte die Einführung von Pickware ERP und Pickware WMS.

Beyond Beer im Überblick

Prozessautomatisierung und verbesserte Kundenkommunikation

Dank Pickware konnten viele der anfallenden Prozesse weitgehend automatisiert und die Kundenkommunikation noch transparenter gestaltet werden. Durch die direkte Integration und die gute Kompatibilität von Shopware und Pickware musste Beyond Beer kaum individuelle Anpassungen vornehmen, um die benötigten Funktionen bestmöglich nutzen zu können. Die ausgeprägte Kommunikation, die Beyond Beer mit den Kunden im Laden pflegt, setzt sich auch im Bestellprozess fort. Durch E-Mail-Updates über den aktuellen Bestell- und Versandstatus werden die Kunden immer auf dem Laufenden gehalten.

Mithilfe der drei mobilen Barcodescanner und Pickware WMS pickt und packt Beyond Beer bis zu 60 % schneller im Vergleich zum Prozess ohne Barcodescanner. Insbesondere der automatische Druck der Versandetiketten ist ein Schritt im Versandprozess, der enorm Zeit einspart.

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Kunden regelmäßig Neues bieten mit Bier-Abo & Bier-Paketen

Als neues, besonderes Feature gibt es bei Beyond Beer das Bier-Abo, welches Kunden jeden Monat mit acht spannenden Bieren versorgt. Um diese Funktion optimal in den Onlineshop zu integrieren, hat Beyond Beer ein individuelles Plugin programmieren lassen. Die Bier-Pakete, die ebenfalls sehr gut von den Kunden angenommen werden, bildet Beyond Beer mit dem Stücklisten / Sets Plugin ab. Hier können die Kunden bestmöglich von der Expertise von Beyond Beer profitieren. Die fachkundigen Mitarbeiter stellen dabei perfekt aufeinander abgestimmte Bier-Pakete zusammen, die nicht nur Einsteiger, sondern auch Kenner überzeugen.

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Spezielle Anforderungen an die Lagerhaltung mit Pickware gelöst

Aufgrund der ständig wechselnden Trends in puncto Bier verzeichnet Beyond Beer eine starke Rotation im Produktsortiment. Diese muss auch in der Organisation des Lagers berücksichtigt werden, weshalb Beyond Beer die chaotische Lagerhaltung nutzt. Hierbei helfen die mobilen Barcodescanner und die automatischen Vorschläge der optimalen Laufwege, um den Kommissionierprozess noch effizienter zu gestalten. Zum Picken der Artikel nutzt Beyond Beer die rollende Kommissionierung, die sich insbesondere für die vielen kleinteiligen und durchaus schweren Bestellungen optimal eignet.

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Für den Versand ist es nicht nur besonders wichtig, dass die Flaschen bzw. Dosen gut verpackt werden, sondern auch, dass die Retourenquote so niedrig wie möglich bleibt, da der Rückversand zerbrechlicher Güter immer ein Risiko für das Unternehmen darstellt. Durch besonders robuste Versandkartons und die geringe Fehleranfälligkeit von Pickware WMS gelangen alle Bestellungen sicher, schnell und zuverlässig zu den Kunden von Beyond Beer.

Wir freuen uns, mit unseren Produkten ein so passioniertes Unternehmen zu unterstützen und sind gespannt auf viele weitere Projekte von Beyond Beer. Noch mehr Best Practice Beispiele gibt es in unseren bisherigen Pickware Kundenstorys.


So funktioniert die Cloud-TSE in Pickware POS

pickware-pos-cloud-tse-mit-fiskaly-icon Seit dem 31. März 2021 endet die beschlossene Übergangsfrist und es gilt die sogenannte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Mit dieser Verordnung regelt der Gesetzgeber die Fiskalisierung von Registrierkassen für den Schutz vor Ma­ni­pu­la­tio­nen an di­gi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen in Deutschland. Kern der Verordnung ist der verpflichtende Einsatz einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die alle Vorgänge an der Kasse signiert und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist.

Über weitere Hintergründe zur KassenSichV und den damit verbundenen Fristen haben wir bereits auf unserem Blog berichtet.

Um für alle Pickware POS Nutzer in Deutschland eine zertifizierte und sichere Lösung anzubieten, setzen wir auf die Cloud-TSE unseres Partners fiskaly. Mit Pickware POS und der als erste vollständig zertifizierten Cloud-TSE von fiskaly wickelst du alle Geschäftsvorgänge bis 2029 rechtskonform ab. Wir erklären dir in diesem Beitrag, wie das genau abläuft.

TSE-Signatur durch fiskaly

Das Kassensystem Pickware POS stattet deine Kassen mit der TSE von fiskaly aus. Unsere POS App, die auf deinem iPad Kassensystem läuft, ist also direkt mit fiskaly verbunden. Jeder Verkaufsvorgang an der Kasse wird in der TSE protokolliert und signiert. Als Nachweis der Signatur dient der QR-Code auf dem Kassenbeleg. Dieser Signaturvorgang läuft vollautomatisch wie folgt in der App ab: Bei jedem Checkout an der Kasse werden zu Beginn alle relevanten Daten an die Cloud-TSE von fiskaly übermittelt. Die TSE vergibt eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer des Signaturzählers sowie einen Prüfwert. Diese Informationen werden auf dem Kassenbon abgedruckt und unveränderlich in der TSE gespeichert. Eine nachträgliche Manipulation der Daten ist nun nicht möglich und würde bei einer Überprüfung durch das Finanzamt auffallen. Lies hier mehr über die Funktionsweise und die Bestandteile der TSE nach.

Um Pickware POS rechtskonform nutzen zu können, benötigst du einen Pickware Account sowie einen fiskaly Account. Beide Accounts werden im Rahmen der App Einrichtung erstellt, die wir dir im Helpcenter Schritt für Schritt erklären. Sobald du deinen Account angelegt und deine Filiale in Deutschland ausgewählt hast, erhältst du automatisch eine E-Mail von fiskaly, um deinen fiskaly Account einzurichten. Damit erhältst du Zugang zum fiskaly Dashboard, auf welchem du deine registrierten Filialen, Kassen und die erfolgten Transaktionen einsehen kannst.

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Ab der Aktivierung deines fiskaly Accounts werden deine erstellten Belege automatisch zertifiziert. Sobald der Bezahlvorgang an der Kasse eingeleitet wird, beginnt die Erfassung. Erstellte Kassenbelege werden dann automatisch mit einem QR-Code und weiteren Informationen für das Finanzamt versehen. Sollte der Dienst von fiskaly einmal ausfallen, entsteht dabei kein zusätzlicher Aufwand für dich, da eine manuelle Nacherfassung nicht erforderlich ist.

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3 Tipps für mehr Verkäufe im B2B-Bereich

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Neben dem Vertrieb an Endkunden stellt auch der Verkauf an Geschäftskunden einen immer stärker wachsenden Bereich im E-Commerce dar. Der B2B-Verkauf lockt dabei mit großen Bestellmengen, besonders hohen Umsätzen und erfolgversprechenden Wachstumsperspektiven. Da im B2B-Bereich mit wesentlich größeren Mengen und höheren Summen gehandelt wird, ergeben sich im Vergleich zum Vertrieb an Endkunden einige wichtige Unterschiede rund um Marketing, Logistik und die Bedeutung von individuellen Angeboten. Wir zeigen dir verschiedene Tipps, die dabei helfen, deine Prozesse rund um das B2B-Geschäft zu optimieren und erklären dir detailliert, mit welchem Pickware Plugin du hier deine Conversion steigerst.

Verwalte deinen Vertrieb in der Shopware B2B Suite

Die Shopware B2B Suite bietet dir eine Reihe an praktischen Features, die dir die Verwaltung deiner B2B-Geschäfte wesentlich erleichtern. Da Geschäftskunden ein anderes Bestellverhalten als Endkunden an den Tag legen, passen sich die Funktionen der B2B Suite an diese spezifischen Anforderungen an. So ist es für Geschäftskunden wichtiger, mit einem eigenen Account in deinem Shop zu agieren und dass durch eine schlanke Benutzeroberfläche der Einkaufsprozess beschleunigt wird. Mit dem umfangreichen Rechte- und Rollenmanagement erstellst du für deine Kunden Unternehmensaccounts mit verschiedenen Berechtigungen und verwaltest die Einkaufsberechtigungen der verschiedenen Mitarbeiter. Auch Schnellbestellungen, Kontigent- und Budgetverwaltung sind in der B2B Suite enthalten und erleichtern deinen Geschäftsalltag. Das alles unterstützt dich optimal bei der Verwaltung deines B2B-Geschäfts und du kannst das Einkaufserlebnis für deine Kunden noch komfortabler gestalten.

Erstelle individuellen Content für deine Kunden

Mit exklusiven Landingpages, Inhalten und Listings erreichst du deine Geschäftskunden noch direkter und persönlicher. Durch die individuelle Ansprache stärkst du die Beziehung zu deinen Kunden und generierst so einen großen Mehrwert für deinen Shop. Sogenannter Content Commerce hilft dir, deinen Vertrieb noch passgenauer auf deine Geschäftskunden zuzuschneiden und durch das positive Verhältnis deine Conversion langfristig zu steigern. Auch eine individuelle Ansprache in deinem Shop kann ein hilfreiches Mittel sein, um eine persönliche Beziehung zu deinen Kunden aufzubauen. In Shopware hast du die Möglichkeiten über die Einkaufswelten (in Shopware 6 zu finden unter Erlebniswelten) an jede Kundengruppe individuell angepassten Content auszuspielen. Diesen kannst du inhaltlich sowie technisch auf die Bedürfnisse und das Nutzungsverhalten deiner Kunden anpassen, um für eine langfristige Kundenbindung zu sorgen.

Steigere deine Conversion dank kundenspezifischer Angebote

Im Angebotsprozess spielt neben der einfachen und automatisierten Erstellung von Angeboten vor allem die Individualisierbarkeit dieser Angebote eine wichtige Rolle. Insbesondere durch die höhere Anzahl an Bestellpositionen pro Kundenbestellung und die größeren Bestellmengen je Position ist die Individualisierbarkeit von Verkaufspreisen für deine B2B-Kunden von besonderer Bedeutung. Eine unkomplizierte Möglichkeit, dies im Shopware Umfeld abzubilden, bietet unser Angebote Plugin.

Angebote können hier vom Kunden bequem online angefragt, von dir bearbeitet und zur Annahme für deinen Kunden freigegeben werden. Selbstverständlich können nachträglich auch noch Positionen hinzugefügt oder entfernt werden. Im Anschluss hat der Kunde die Möglichkeit, das Angebot online in seinem Kundenkonto anzunehmen, sodass dieses automatisch in eine entsprechende Bestellung im Shop umgewandelt wird.

Features im Angebotsprozess:

Nachdem das Angebot von dir einfach aus dem Backend heraus zusammengestellt wurde, versendest du die PDF-Datei an den Kunden und wandelst das Angebot im Anschluss direkt in eine reguläre Bestellung um. Das Angebots-PDF kann wie herkömmliche Shopware Dokumente über die PDF-Belegerstellung individuell angepasst werden. Die Angebote werden im Kundenkonto im Frontend angezeigt und können auch per E-Mail versendet werden. Das Plugin kann zudem so konfiguriert werden, dass dein Kunde ab einem bestimmten Warenkorbwert auch selbst ein Angebot anfordern kann. Bei der Erstellung des Angebots und Berechnung des Referenzpreises werden die im Shop hinterlegten Rabattstaffeln sowie individuelle Rabatte des Kunden bzw. der Kundengruppe berücksichtigt. Darüber hinaus können wahlweise laufzeitbeschränkte, versandkostenfreie oder steuerfreie Angebote erstellt werden.

Mit unserem Angebote Plugin ist der Angebotsprozess für dich somit unkompliziert und kundenorientiert abbildbar und der Zufriedenheit deiner Kunden und einer hohen Anzahl an Bestellungen steht nichts mehr im Wege.

Wir hoffen, dass dir unsere Tipps für mehr Verkäufe im B2B-Bereich weiterhelfen. Überzeuge dich selbst von unserem Angebote Plugin und teste es jetzt 30 Tage lang kostenlos und vollumfänglich.


Kommissionierungsarten im Überblick – mehr Effizienz in deinem Lager

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Einzelkommissionierung, Rollende Kommissionierung, Sammelkommissionierung – wie unterscheiden sich diese Kommissionierungsarten und wann sollten sie eingesetzt werden? Die Kommissionierung ist der teuerste Prozess in der Logistik. Demnach lohnt es sich durch effiziente und optimale Kommissionierprozesse Zeit und somit Kosten einzusparen, wobei die eingesetzte Kommissionierstrategie eine wesentliche Rolle spielt.

Doch welche Kommissionierstrategie ist die Beste? Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Je nach Lagerstruktur, Anzahl täglicher Bestellungen, Artikelgewicht und -größe, Anzahl Bestellpositionen etc. unterscheiden sich die Anforderungen sowie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Kommissionierungsarten. Es kann sogar Sinn ergeben, alle drei Kommissionierarten in Kombination einzusetzen und situationsabhängig zu entscheiden, welche die meisten Vorteile bietet.

Einzelkommissionierung

Wie der Name schon sagt, wird bei der Einzelkommissionierung jede Bestellung einzeln abgearbeitet. Der Lagermitarbeiter nimmt eine einzelne Bestellung auf und kommissioniert die darin enthaltenen Positionen. Im Anschluss wird der Auftrag am Packtisch weiterverarbeitet und für den Versand vorbereitet.

Diese Kommissionierstrategie eignet sich vor allem in kleineren Lagern mit einer geringen Anzahl täglicher Bestellungen. Aber auch bei Bestellungen, die eine überdurchschnittlich große Anzahl an Artikeln oder sehr große oder schwere Artikel enthalten, ist die Einzelkommissionierung sinnvoll. Aufgrund der getrennten Bearbeitung der Bestellungen entstehen bei dieser Methode lange Laufwege und ein hoher Zeitaufwand. Bei einer großen Anzahl an Bestellungen mit wenigen kleinen Artikeln oder Einpöstern ist diese Methode deshalb nicht zu empfehlen. Wie das mit Pickware WMS abläuft, erfährst du in unserem Pickware Tutorial zur Einzelkommissionierung.

Rollende Kommissionierung

Bei der Rollenden Kommissionierung (auch bekannt als Boxen-Kommissionierung) werden mehrere Bestellungen (i. d. R. 6–9) gleichzeitig bearbeitet. Dabei wird eine bestimmte Anzahl an Bestellungen aufgenommen und jeder Bestellung eine Kommissionierkiste auf einem Kommissionierwagen zugewiesen. Die Positionen der Bestellungen werden in einer Pickliste zusammengefasst. Während der Kommissionierung werden die Artikel in die verschiedenen Kisten einsortiert, sodass die Aufträge im Anschluss am Packtisch nur noch kistenweise weiterverarbeitet und versandbereit gemacht werden müssen.

Diese Strategie eignet sich besonders für mittelgroße bis große Lager mit einer großen Anzahl an Bestellungen und möglichst kleinen Artikeln. Durch die gleichzeitige Kommissionierung mehrerer Aufträge sparst du dir doppelte Laufwege und somit kostbare Zeit. Um diese Strategie einzusetzen, sind ausreichend große Gänge für den Kommissionierwagen in deinem Lager notwendig. Diese Strategie ist nur bei kleinen Artikel möglich, die direkt in Kisten kommissioniert werden können. Wie das mit Pickware WMS abläuft, erfährst du in unserem Pickware Tutorial zur Rollenden Kommissionierung.

Sammelkommissionierung

Bei der Sammelkommissionierung werden ebenfalls mehrere Bestellungen (i. d. R. bis zu 20) auf einmal verarbeitet. Der Unterschied zur Rollenden Kommissionierung liegt darin, dass alle Artikel in nur einen Behälter kommissioniert werden. Erst nach der Kommissionierung werden die Artikel dann am Packtisch – meistens von einem zweiten Mitarbeiter – den einzelnen Aufträgen zugeordnet.

Diese Strategie eignet sich besonders bei großen Lagern mit einer sehr großen Anzahl an Bestellungen mit vielen verschiedenartigen Artikeln, da die Artikel im Gegensatz zur Rollenden Kommissionierung nicht in gleich große Kommissionierkisten passen müssen. Durch die Arbeitsteilung zwischen Picker und Packer werden sehr kurze Kommissionierzeiten erreicht und die große Anzahl an gleichzeitig kommissionierten Aufträgen reduziert die Laufwege. Auch für die Sammelkommissionierung bietet Pickware WMS eine effiziente Lösung. Hier geht's zum Pickware Tutorial zur Sammelkommissionierung.

Dynamische Kommissionierung mittels Pickprofilen

Mittels individueller Pickprofile können deine Mitarbeiter die kommissionierbereiten Bestellungen für die einzelnen Kommissionierarten beispielsweise nach Einpöster-Bestellungen oder Bestellungen mit besonders vielen oder großen Artikeln filtern. Mit den mobilen Pickware WMS Scannern ist ein flexibler Wechsel der Kommissionierstrategie mit wenigen Klicks möglich. So nutzt du das Potenzial der dynamischen Kommissionierung und passt diese optimal an die aktuellen Gegebenheiten an. In unserem Pickprofile Tutorial zeigen wir dir, wie du mit Pickware WMS individuelle Pickprofile einrichtest, um den Kommissionierprozess an deine Bedürfnisse anzupassen.

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Du pickst noch mit manuellen Picklisten auf Papier?

Pick-by-Paper ist in der Praxis immer noch die meistgenutzte Kommissioniermethode, obwohl sie weder zeitgemäß noch effizient ist. Die Fehlerquote und der Zeitaufwand sind sehr hoch und es kann lediglich einzeln kommissioniert werden. Eine flexible und dynamische Kommissionierung mit Rollender oder Sammelkommissionierung ist unmöglich. Mittels barcodebasierter Kommissionierung mit digitalen Picklisten auf mobilen Geräten optimierst du deine Prozesse im Versand und minimierst Packfehler. Dank der Echtzeitsynchronisation mit deinem Shopware Backend kann der aktuelle Status des Kommissioniervorgangs jederzeit verfolgt werden. Ein Wechsel auf Pick-by-Scan mit der Pickware WMS Versand App lohnt sich also.

Mehr zum Thema gibt es auch in unserem kostenfreien Webinar:



Effiziente Organisation im Lager: Statische vs. dynamische Lagerhaltung

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Die Optimierung der Prozesse im Lager ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Handel, da hier ein besonders hohes Potenzial für Kosten- und Zeitersparnis und die Erhöhung der Arbeitsproduktivität besteht. In erster Linie geht es darum, die zur Verfügung stehende Lagerfläche optimal zu nutzen und dabei die Abläufe im Lager und in der Lagerverwaltung so effizient wie möglich zu gestalten. Maßgeblich hierfür ist die Wahl der Art der Lagerorganisation.

In der Regel entscheidet man sich zwischen der statischen und der dynamischen bzw. chaotischen Lagerhaltung. Die richtige Wahl ist von verschiedenen Faktoren abhängig und somit von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im Folgenden haben wir für dich beide Arten der Lagerhaltung kurz erklärt und ihre Vor- und Nachteile gegenübergestellt.

Statische Lagerhaltung

Bei der statischen Lagerhaltung, auch Festplatzsystem genannt, wird jedem
eingelagerten Artikel ein fester Platz zugewiesen, wobei der Artikel dann auch nur an genau diesem Platz gelagert werden darf. Diese Form der Lagerhaltung ist vor allem für Unternehmen mit übersichtlichem Lager, mit ausreichend Platz, überschaubarer Artikelmenge und geringen Schwankungen des Lagerbestands sinnvoll.

Vorteile:

  • Geringer Lernaufwand bei neuen Fachkräften, da Artikel ihren festen Platz haben
  • Lagerbestand ist schnell zu überblicken
  • Fehlmengen oder Überbestände sind direkt sichtbar
  • Manuelle Verwaltung ist möglich und somit eine Warenwirtschaft nicht zwingend erforderlich (obwohl sie in den meisten Fällen auch hier zu einer Effizienzsteigerung führt)

Nachteile:

  • Gefahr der Überlastung der Lagerfläche in Stoßzeiten
  • Hoher Platzbedarf
  • Keine Optimierung der Lagerprozesse (z. B. keine optimalen Laufwege)

Dynamische Lagerhaltung

Bei der dynamischen bzw. chaotischen Lagerhaltung, auch Freiplatzsystem genannt, wird dem Artikel kein fester Platz zugeordnet. Stattdessen wird er an einer beliebigen, gerade nicht belegten Stelle, eingelagert. Ein solches System bietet sich vorrangig für Unternehmen mit großer Artikelanzahl, mit häufigem Sortimentswechsel z. B. durch Saisonartikel, Schwankungen der Artikelanzahl und knappem Lagerplatz an. Für eine sinnvolle Nutzung dieser Form der Lagerhaltung ist ein Warenwirtschaftssystem und die Nutzung von Barcodescannern dringend erforderlich.

Vorteile:

  • Effizientere Nutzung der Lagerfläche
  • Schnellere Einlagerung neuer Artikel
  • Entlastung der Lagermitarbeiter
  • Optimierte Prozesse bei der Kommissionierung oder Ein- und Auslagerungen
  • Bei einer Störung der Laufwege kann auf einen anderen Lagerplatz des Artikels ausgewichen werden

Nachteile:

  • Abhängigkeit von der Warenwirtschaft
  • Erhöhter Aufwand bei der initialen Organisation des Lagers
  • Große Sorgfalt bei Buchung der Warenbewegungen erforderlich

Kombination der Lagerhaltungsformen

In der Praxis kommt häufig eine Mischform der statischen und der dynamischen Lagerhaltung zum Einsatz. So werden die Vorteile beider Formen der Lagerhaltung genutzt. Es macht beispielsweise Sinn, Verkaufsrenner immer am gleichen, leicht zugänglichen Platz zu lagern und trotzdem den Rest des Lagers noch dynamisch zu organisieren.

Fazit

Bei der Gegenüberstellung der beiden Arten der Lagerorganisation wird deutlich, dass beide ihre Berechtigung haben. Es gilt je nach Ausgangssituation individuell zu entscheiden, welches System den größeren Mehrwert liefert. Grundsätzlich ist ab einer bestimmten Lagergröße aber immer der Einsatz einer Warenwirtschaft sinnvoll, die zentrale Funktionen wie Lagerverwaltung, Lieferantenmanagement, Einkauf, Auswertungen uvm. abbildet. Eine mögliche Lösung hierfür ist Pickware ERP, das in Kombination mit mobilen Barcodescannern und Pickware WMS alle Funktionen für Verwaltung, Lager und Versand aus einer Hand liefert.



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