„Pickware ist top. Wir schätzen den engen Kontakt und den Austausch sehr, das ist ein riesiger Vorteil für uns!”
Kiyan Yildiz, Geschäftsführer und Mitgründer von VICINITY
VICINITY, die Streetwear-Brand aus Stuttgart, ist schnell gewachsen – vielleicht schneller, als sie selbst gedacht hätten.
Was als Idee im Kinderzimmer begann, wurde in wenigen Jahren zu einer internationalen Marke mit viralen Drops und Bestellungen aus über 65 Ländern. Als dann auch noch Weltstars wie Chris Brown ihre Sneaker trugen, war klar: Der Hype ist real – und bringt neue Herausforderungen mit sich.
200.000+ Bestellungen pro Jahr, regelmäßig ausverkaufte Releases – und zuletzt ein Rekord-Black-Friday mit 45.000 Bestellungen an nur einem Tag. Das externe Fulfillment stieß an seine Grenzen: Die Prozesse waren nicht dafür gemacht, das internationale Wachstum mitzutragen. Also fiel die Entscheidung: Inhouse Fulfillment. Ein mutiger Schritt – aber einer, der mit Pickware möglich wurde.
Was 2020 mit einem bescheidenen Startbudget von 700 Euro und den ersten selbst entworfenen T-Shirts aus dem Keller begann, hat sich innerhalb weniger Jahre zu einer international gefeierten Streetwear-Brand entwickelt: VICINITY. Die Gründer und Brüder Berkan und Kiyan Yildiz starteten noch als Schüler mit einer großen Vision und haben mit ihrem Gespür für Trends und Fashion eine unglaublich starke Community aufgebaut. Nach einem ersten erfolgreichen Drop mit Track Pants und Jogginghosen, der in nur zwei Tagen 20.000 Euro Umsatz generierte, war klar: Hier steckt riesiges Potenzial. Über WhatsApp-Gruppen, exklusive Ankündigungen, Early Access zu limitierten Drops und gezielte Verknappung entsteht ein extremer Hype der Fashion-Brand.
Mit dem Erfolg stieg auch die Komplexität. Drops mit limitiertem Bestand erzeugten Druck auf Prozesse, Kundenerwartungen wuchsen – und das externe Fulfillment konnte nicht mithalten. „Wir waren nicht ganz zufrieden, wie Bestellungen und auch verschiedene Prozesse abgewickelt wurden„, erinnert sich Berkan. Fehlender Überblick über den Lagerbestand, häufige Packfehler und Verzögerungen waren an der Tagesordnung.
Besonders problematisch waren die sogenannten „Clearings“ bei nationalen und internationalen Bestellungen, wo unvollständige Adressdaten zu Problemen und Verzögerungen führten. Dies verursachte Stress und hohe Belastung für den Kundenservice, was negative Bewertungen zur Folge hatte. Das externe Lager zeigte zudem wenig Commitment – es fehlten grundlegende Strukturen wie beispielsweise Regale.
Der Wechsel zum Inhouse Fulfillment war eine mutige, aber notwendige Entscheidung, die auch den Umstieg auf Shopify als Shopsystem mit sich brachte. Das Team benötigte eine zuverlässige Lösung für Lager- und Versandprozesse, die mit dem enormen Wachstum mithalten konnte. Die Wahl fiel auf Pickware.
Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit – wir standen VICINITY von Anfang an beratend zur Seite. Die Vorteile zeigten sich schnell: Dank Pickware wird der gesamte Ablauf vom Picken bis zum Versand deutlich effizienter. Durch Sammelkommissionierung werden die Laufwege im Lager so kurz wie möglich gehalten und mehrere Bestellungen gleichzeitig vorbereitet. Sobald die Artikel gepickt und den Bestellungen in den Multipack- oder Single-Pack-Kisten zugeordnet wurden, beginnt der Packprozess. Die Barcodescanner identifizieren die Bestellung beim Scannen der Kiste und prüfen die Produkte auf Richtigkeit, so können Fehler beim Kommissionieren und Verpacken minimiert werden. Während des Verpackens wird das Versandlabel automatisch gedruckt und die Sendung ist sofort versandfertig.
„Pickware ist top. Wir schätzen den engen Kontakt und den Austausch sehr, das ist ein riesiger Vorteil für uns!”
Kiyan Yildiz, Geschäftsführer und Mitgründer von VICINITY
Besonders bei der internationalen Expansion zahlte sich das neue Setup aus. Da VICINITY international stark vertreten ist, war klar: Der Versand in alle relevanten Märkte muss reibungslos funktionieren. Über unseren Technologiepartner Sendcloud, der direkt in Pickware eingebunden ist, können sie internationale Versanddienstleister wie FedEx unkompliziert nutzen. Zollinformationen, Trackingdaten und die Versandabwicklung laufen seitdem zentral über ein System, so kann der Versand in über 65 Länder problemlos abgewickelt werden.
Die Infrastruktur funktioniert jetzt nicht nur schneller, sondern auch verlässlicher – ein zentraler Faktor für ein Unternehmen, das mit jedem Drop internationale Erwartungen erfüllt.
Durch die Inhouse Abwicklung hat VICINITY heute volle Kontrolle über Prozesse, Retouren und Kapazitäten. Die größte Bewährungsprobe kam mit dem Black Friday, kurz nach dem Wechsel. VICINITY meisterte den Ansturm von 45.000 Bestellungen an einem einzigen Tag – ein Rekord, der ohne Pickware und das interne Fulfillment undenkbar gewesen wäre. In der Fashion-Branche sind regelmäßige Drops üblich und dank der einfachen Handhabung von Pickware kann VICINITY bei prognostizierten Peaks schnell zusätzliche Mitarbeiter einstellen und einarbeiten. Die intuitive Pickware WMS App gepaart mit Barcodescannern sorgt nämlich dafür, dass neue Lagermitarbeiter in kürzester Zeit produktiv sind.
„Dauert maximal einen Tag – es ist wirklich sehr easy to use, mit Pickware kannst du kaum etwas falsch machen!”
Kiyan Yildiz, Geschäftsführer und Mitgründer von VICINITY
Die Kosten für das Fulfillment sind durch den Wechsel zu Pickware und die Inhouse-Abwicklung zwar in etwa gleich geblieben, doch die Leistung und Effizienz sind deutlich gestiegen.
Die Vision für die Zukunft ist klar: Die Marke soll weiter wachsen, die Infrastruktur für monatliche Drops kontinuierlich gestärkt und die Produktpalette erweitert werden, beispielsweise mit einem stärkeren Fokus auf Footwear und internationalen Brand-Kollaborationen. Auch ein eigener physischer Store steht auf der Wunschliste, zumal der Pop-Up-Store in Paris im vergangenen Jahr ein voller Erfolg war. Und obwohl VICINITY primär im B2C-Bereich aktiv ist, werden auch B2B-Anfragen zunehmend relevant.
„Alles in allem läuft es sehr gut. Wir sind mega dankbar: wir sparen Zeit, und diese können wir direkt in unsere Produkte investieren, um diese immer weiter zu verbessern. Das ist ein Dominoeffekt in die andere Richtung!”
Berkan Yildiz, Geschäftsführer und Mitgründer von VICINITY
Wir freuen uns darauf, VICINITY auf diesem beeindruckenden Wachstumskurs weiterhin zu begleiten und gemeinsam die nächsten Meilensteine zu erreichen.
Weitere Best Practice Beispiele gibt es in unseren bisherigen Pickware Kundenstorys.
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